Fra et grønt perspektiv er det viktig å redusere mengden papir du bruker. Papir produseres av trær, som er en naturressurs i nedgang. Bortkastet papir betyr at ikke bare veden går til spille, men også kjemikaliene og energien som gikk med til å behandle papiret. Mer papir resirkuleres enn noen gang før, men selv prosessen med resirkulering av papir bruker energi som kan spares hvis det brukes mindre papir i utgangspunktet. (Ikke engang tenk på hvor mye stål som spares ved å redusere antall binders som brukes til å holde papiret sammen!)
Selv om et helt papirløst kontor kan være urealistisk, lar teknologien deg redusere mengden papir du bruker på jobben kraftig. Bruk papir bare når det er absolutt nødvendig, for eksempel for spørsmål om overholdelse av skatte- og myndighetsreguleringer. Ellers kan du bruke teknologien som er tilgjengelig for deg. Bruk disse enkle forslagene for å kutte ned på papirbruken og bruke dingser til god bruk:
-
Se gjennom dokumenter elektronisk på dataskjermen, bærbar PC, mobiltelefon eller PDA (personlig digital assistent). Jo mer du bruker skjermen, jo lettere vil du finne det å se gjennom og redigere materiale uten å skrive det ut og bruke en penn. Disse verktøyene lar deg også jobbe uansett hvor du er og er like bærbare som papir.
-
Bruk e-post og Internett-tilgang. Fremskritt på disse områdene gjør det mulig for mennesker og bedrifter å kombinere e-post med henting av faks og talepost.
-
Bruk en skanner til å lage digitale versjoner av bilder eller gjenstander slik at du kan utveksle dem elektronisk og kopiere dem til elektroniske rapporter.
-
Ta bilder med et digitalkamera for å spare både blekk og fotopapir hvis du vedlikeholder og utveksler bildefiler elektronisk.
-
Bruk nettsider, CDer, DVDer eller minnepinner i stedet for papirdokumenter. Dokumenter kan utveksles via e-post eller tilgjengelige servere hvis det er hensiktsmessig og avhengig av størrelse og sikkerhetsbehov. Selskapets forskrifter og policydokumenter kan også legges ut på det interne datasystemet (intranett) eller på CDer eller DVDer i stedet for å skrives ut.
-
Oppbevar filer i nettbaserte lagringssystemer, som muliggjør sentralisert elektronisk informasjonshåndtering på et nettverk som alle i selskapet har tilgang til. Disse elektroniske systemene kan erstatte papirarkiveringssystemer.
Jo mer du stoler på teknologi (med passende sikkerhetskopiering av filer), jo mindre sannsynlig er det at du ønsker å vedlikeholde et papirarkivsystem for å sikkerhetskopiere dataarkivsystemene.
-
Sørg for at folk har ekstern tilgang til bedriftens nettverk, slik at de kan få tilgang til arbeid hjemmefra eller et annet eksternt sted uten å gå rundt en haug med dokumenter.
-
Skriv ut på begge sider av arket.