8 tips for å organisere papirarbeidet ditt

Å komme opp med et system for organisering av alt papiret i livet ditt krever ettertanke og planlegging. Og å bruke det krever tid og krefter. På kort sikt er det mye lettere å la papirer hope seg opp. Men i det lange løp kan dette bli en stor hodepine.

Kreditt: ©iStockphoto.com/Delpixart

Å ta deg tid og krefter på å utvikle en systematisk måte å organisere papirene dine på kan føre til mye mindre stress og bryderi i livet ditt. Prøv følgende mens du oppretter arkivsystemet:

• Start enkelt: Kom opp med et arkivsystem som er relativt enkelt å bruke. Du vil ikke at arkivsystemet skal være mer stressende enn stresset det skal lindre.

• Vær fargerik: Filer med forskjellige farger, eller faner og etiketter med forskjellige farger kan ikke bare gjøre arkivsystemet til et kunstverk, men også gjøre det lettere å finne forskjellige emner og interesser.

• Ikke snurp når du kjøper et arkivskap: Invester i et skap av god kvalitet. Dårlig laget arkivskap har en tendens til å gå i stykker i knasen. Når filene dine blir større og tyngre, kan vekten belaste et billig arkivskap og gjøre det vanskelig for skuffene å åpne jevnt – eller å åpne i det hele tatt, for den saks skyld. Og prøv å finne et skap som ikke får rommet ditt til å se ut som et kontor for skadejusteringer. Mange av de tradisjonelle kontorskapene er store og ærlig talt ganske uattraktive.

• Oppbevar viktige papirer der du vet at de er trygge: Oppbevar dokumentene dine på et trygt sted, men sørg for at du enkelt kan få tak i dem når du trenger dem. Hold styr på følgende

  • Bilinformasjon

  • Bankkontonummer

  • Fødselsattester

  • Kredittkortnummer

  • Gjerninger

  • Viktige kvitteringer

  • Bruksanvisning

  • Forsikringspoliser

  • Låneavtaler

  • Vigselsattest

  • Medisinske journaler

  • Boliglånsavtaler

  • Pass

  • PIN-nummer

  • Skoleutskrifter

  • Tjenestekontrakter

  • Selvangivelse (siste 5 år)

  • Garantier

  • Testamenter

  Noen av disse kategoriene garanterer sin egen separate fil. Noen, som dine viktige tall, kan kombineres. For de viktigere dokumentene kan det være lurt å oppbevare originalene i en safe eller i en bankboks, og ha tilgjengelige kopier i filene dine.

• Unngå Nedre Moravia: Den vanligste feilen folk gjør når de oppretter et arkivsystem, er å komme opp med kategorier som er for spesifikke. For eksempel vil en fil med tittelen "Reiseartikler om Nedre Moravia" ikke passe godt inn i systemet ditt med mindre du definitivt planlegger å dra dit eller du skriver masteroppgave om dette emnet. Hvis du fortsetter på denne måten, vil du bli overkjørt av filmapper på et blunk, og du vil ha det kjempegøy å finne noe - hvis du noen gang vil. Start med færre, bredere kategorier.

• Legg aldri alle papirene dine i én kurv: En tilnærming beskrevet av organisasjonsekspert Stephanie Culp antyder at du har fire kurver for papiret ditt (i tillegg til den ekstremt viktige papirkurven):

  • En To Do-kurv: Den gjennomsiktige typen fungerer best.

  • A to Pay-kurv: Igjen, tråd fungerer best her.

  • A To File kurv: Bruk en større flettet kurv.

  • A To Read-kurv: Prøv en enda større flettet kurv med håndtak.

  Culp anbefaler at du stabler To Do-kurven på toppen av To Pay-kurven på skrivebordet. Hold To File-kurven under skrivebordet ditt, unna dine mer umiddelbare papirbehov. Du kan oppbevare To Read-kurven i en annen del av hjemmet ditt – for eksempel soverommet eller arbeidsrommet – slik at du kan følge med på lesingen når muligheten byr seg.

• Gjør arkivering til en vane: Finn et tidspunkt i løpet av uken for å tømme To File-kurven og arkiver de nødvendige papirene. Denne oppgaven bør egentlig ikke ta lang tid - 15 eller 20 minutter bør gjøre det.

• Finjuster senere: På et senere tidspunkt kan du ta en titt på hva som er i filene dine. Vanligvis finner du ut at en fil enten er underbrukt eller svulmende. Hvis du finner ut at du bare har én eller to ting i en filmappe, kan du finne eller opprette en fil som har et bredere omfang. Alternativt, hvis du finner ut at en mappe er overfylt med bidrag, kan du opprette underkategorier, enten etter emne eller etter datoer.