Ur ett grönt perspektiv är det viktigt att minska mängden papper du använder. Papper tillverkas av träd, som är en vikande naturresurs. Bortfall av papper innebär att inte bara virket går till spillo utan även kemikalierna och energin som gick åt till att bearbeta papperet. Mer papper återvinns än någonsin tidigare, men även processen att återvinna papper använder energi som kan sparas om mindre papper används i första hand. (Tänk inte ens på hur mycket stål som sparas genom att minska antalet gem som används för att hålla ihop papper!)
Även om ett helt papperslöst kontor kan vara orealistiskt, låter tekniken dig kraftigt minska mängden papper du använder på jobbet. Använd endast papper när det är absolut nödvändigt, till exempel för frågor om efterlevnad av skatte- och myndighetsregler. Annars, använd den teknik som är tillgänglig för dig. Använd dessa enkla förslag för att minska pappersanvändningen och använda prylar på bästa sätt:
-
Granska dokument elektroniskt på din datorskärm, bärbara dator, mobiltelefon eller PDA (personlig digital assistent). Ju mer du använder skärmen, desto lättare blir det att granska och redigera material utan att skriva ut det och använda en penna. Dessa verktyg gör att du också kan arbeta var du än är och är lika bärbara som papper.
-
Använd e-post och internetåtkomst. Framsteg inom dessa områden gör det möjligt för människor och företag att kombinera e-post med fax och röstbrevlåda.
-
Använd en skanner för att göra digitala versioner av bilder eller föremål så att du kan utbyta dem elektroniskt och kopiera dem till elektroniska rapporter.
-
Ta bilder med en digitalkamera för att spara både bläck och fotopapper om du underhåller och utbyter fotofiler elektroniskt.
-
Använd webbsidor, cd-skivor, dvd-skivor eller minneskort istället för pappersdokument. Dokument kan utbytas via e-post eller tillgängliga servrar om så är lämpligt och beroende på deras storlek och säkerhetsbehov. Företagsbestämmelser och policydokument kan också publiceras på det interna datorsystemet (intranät) eller på CD- eller DVD-skivor istället för att skrivas ut.
-
Förvara filer i onlinelagringssystem, som möjliggör centraliserad elektronisk informationshantering i ett nätverk som alla i företaget kan komma åt. Dessa onlinesystem kan ersätta pappersarkiveringssystem.
Ju mer du litar på tekniken (med lämpliga säkerhetskopior av filer), desto mindre sannolikt är det att du vill ha ett pappersarkivsystem för att säkerhetskopiera dina datorarkiveringssystem.
-
Se till att personer har fjärråtkomst till företagets nätverk så att de kan komma åt arbete hemifrån eller på en annan avlägsen plats utan att köra runt en hög med dokument.
-
Skriv ut på båda sidor av papperet.