8 tips för att organisera ditt pappersarbete

Att komma på ett system för att organisera allt papper i ditt liv kräver eftertanke och planering. Och att använda det kräver tid och ansträngning. På kort sikt är det mycket lättare att låta papper hopa sig. Men i det långa loppet kan det bli en stor huvudvärk.

Kredit: ©iStockphoto.com/Delpixart

Att ta sig tid och ansträngning för att utveckla ett systematiskt sätt att organisera dina papper kan resultera i mycket mindre stress och krångel i ditt liv. Prova följande när du skapar ditt arkivsystem:

• Börja enkelt: Kom på ett arkivsystem som är relativt enkelt att använda. Du vill inte att ditt arkivsystem ska vara mer stressigt än stressen som det ska lindra.

• Var färgstark: Filer i olika färger, eller flikar och etiketter i olika färger kan inte bara förvandla ditt arkivsystem till ett konstverk utan också göra det lättare att hitta olika ämnen och intressen.

• Snåla inte när du köper ett arkivskåp: Investera i ett skåp av bra kvalitet. Dåligt gjorda arkivskåp tenderar att gå sönder i kritan. När dina pärmar blir större och tyngre kan deras vikt belasta ett billigt arkivskåp och göra det svårt för lådorna att öppna smidigt – eller att öppna överhuvudtaget, för den delen. Och försök hitta ett skåp som inte kommer att få ditt rum att se ut som ett skaderegleringskontor. Många av de traditionella kontorsskåpen är stora och ärligt talat ganska oattraktiva.

• Förvara viktiga papper där du vet att de är säkra: Förvara dina dokument på en säker plats, men se till att du enkelt kan få tag i dem när du behöver dem. Håll koll på följande

  • Bilinformation

  • Bankkontonummer

  • Födelseattest

  • Kreditkortsnummer

  • Handlingar

  • Viktiga kvitton

  • Instruktioner

  • Försäkringar

  • Låneavtal

  • Vigselbevis

  • Journaler

  • Bolåneavtal

  • Pass

  • PIN-nummer

  • Skolavskrifter

  • Serviceavtal

  • Skattedeklarationer (senaste 5 åren)

  • garantier

  • Testamente

  Vissa av dessa kategorier kräver en egen separat fil. Vissa, som dina viktiga siffror, kan kombineras. För de viktigare dokumenten kanske du vill förvara originalen i ett kassaskåp eller i ett bankfack och ha tillgängliga kopior i dina filer.

• Undvik Nedre Mähren: Det vanligaste felet människor gör när de skapar ett arkivsystem är att komma med kategorier som är för specifika. Till exempel kommer en fil med titeln "Researtiklar om Nedre Mähren" inte att passa bra i ditt system om du inte definitivt planerar att åka dit eller om du skriver din masteruppsats om detta ämne. Om du fortsätter på det här sättet kommer du att bli överkörd av filmappar på nolltid, och du kommer att ha en jäkla tid att hitta något - om du någonsin vill. Börja med färre, bredare kategorier.

• Lägg aldrig alla dina papper i en korg: Ett tillvägagångssätt som beskrivs av organisationsexperten Stephanie Culp föreslår att du har fyra korgar för ditt papper (utöver den extremt viktiga papperskorgen):

  • En att göra-korg: Den genomskinliga tråden fungerar bäst.

  • En att betala korg: Återigen, tråd fungerar bäst här.

  • A Till Filkorg: Använd en större flätad korg.

  • A To Read-korg: Prova en ännu större flätad korg med handtag.

  Culp rekommenderar att du staplar din Att göra-korg ovanpå din To Pay-korg på ditt skrivbord. Förvara To File-korgen under ditt skrivbord, ur vägen för dina mer omedelbara pappersbehov. Du kan förvara To Read-korgen i en annan del av ditt hem - som ditt sovrum eller arbetsrum - så att du kan hinna med din läsning när tillfälle ges.

• Gör arkivering till en vana: Hitta en tid under veckan för att tömma din Till Arkiv-korg och arkivera de papper som behövs. Den här uppgiften borde verkligen inte ta lång tid - 15 eller 20 minuter borde göra det.

• Finjustera senare: Ta en titt på vad som finns i dina filer vid ett senare tillfälle. Vanligtvis upptäcker du att en fil antingen är underutnyttjad eller utbuktande. Om du upptäcker att du bara har en eller två saker i en filmapp, leta reda på eller skapa en fil som har en bredare omfattning. Alternativt, om du upptäcker att en mapp svämmar över med bidrag, skapa underkategorier, antingen efter ämne eller efter datum.