8 tipov, ako si zorganizovať papierovanie

Prísť so systémom organizácie všetok papier vo vašom živote si vyžaduje premýšľanie a plánovanie. A jeho využitie si vyžaduje čas a úsilie. Z krátkodobého hľadiska je hromadenie papierov oveľa jednoduchšie. Ale z dlhodobého hľadiska sa to môže zmeniť na veľkú bolesť hlavy.

Poďakovanie: ©iStockphoto.com/Delpixart

Venovať čas a úsilie rozvoju systematického spôsobu organizovania dokumentov môže mať za následok oveľa menej stresu a problémov vo vašom živote. Pri vytváraní informačného systému vyskúšajte nasledovné:

• Začnite jednoducho: Vymyslite si systém evidencie, ktorý sa relatívne ľahko používa. Nechcete, aby bol váš informačný systém viac stresujúci ako stres, ktorý má zmierniť.

• Buďte farební: Súbory rôznych farieb alebo štítky a štítky rôznych farieb môžu nielen zmeniť váš informačný systém na umelecké dielo, ale tiež uľahčiť vyhľadávanie rôznych tém a záujmov.

• Pri kúpe kartotéky sa nešetrite: Investujte do kvalitnej skrinky. Zle vyrobené kartotéky majú tendenciu sa rozpadať. Keď sa vaše šanóny zväčšia a sťažia, ich hmotnosť môže zaťažiť lacnú kartotéku a sťažiť hladké otváranie zásuviek – alebo dokonca otváranie vôbec. A skúste nájsť skrinku, vďaka ktorej nebude vaša izba vyzerať ako kancelária likvidátorov pohľadávok. Mnohé z tradičných kancelárskych skriniek sú veľké a, úprimne povedané, dosť neatraktívne.

• Uchovávajte dôležité dokumenty tam, kde viete, že sú v bezpečí: Uchovávajte svoje dokumenty na bezpečnom mieste, ale uistite sa, že ich môžete ľahko získať, keď ich budete potrebovať. Sledujte nasledujúce

  • Informácie o automobiloch

  • Čísla bankových účtov

  • Rodné listy

  • Čísla kreditných kariet

  • Skutky

  • Dôležité účtenky

  • Inštrukcie

  • Poistné zmluvy

  • Zmluvy o pôžičke

  • Sobášny list

  • Zdravotné záznamy

  • Hypotekárne zmluvy

  • pasy

  • čísla PIN

  • Školské prepisy

  • Servisné zmluvy

  • daňové priznania (za posledných 5 rokov)

  • Záruky

  • Wills

  Niektoré z týchto kategórií si vyžadujú vlastný samostatný súbor. Niektoré, napríklad vaše dôležité čísla, je možné kombinovať. V prípade dôležitejších dokumentov si možno budete chcieť originály ponechať v trezore alebo bezpečnostnej schránke a mať dostupné kópie vo svojich súboroch.

• Vyhnite sa Dolnej Morave: Najčastejšou chybou, ktorú ľudia robia pri vytváraní podateľne, je vymýšľanie príliš špecifických kategórií. Napríklad súbor s názvom „Cestovateľské články o Dolnej Morave“ vám do systému nezapadne, pokiaľ sa tam určite neplánujete alebo nepíšete diplomovú prácu na túto tému. Ak budete pokračovať v tomto duchu, zakrátko budete zahltení priečinkami so súbormi a budete mať sakra čas, aby ste niečo našli – ak vôbec budete chcieť. Začnite s menším počtom širších kategórií.

• Nikdy nedávajte všetky svoje papiere do jedného koša: Prístup opísaný organizačnou expertkou Stephanie Culpovou naznačuje, že máte štyri koše na papier (okrem mimoriadne dôležitého koša na odpadkový papier):

  • Kôš úloh: Najlepšie funguje drôtený priehľadný druh.

  • Košík na platbu: Opäť tu najlepšie funguje drôt.

  • A Košík na zakladanie: Použite väčší prútený kôš.

  • Kôš na čítanie: Vyskúšajte ešte väčší prútený kôš s rúčkami.

  Culp odporúča, aby ste si košík s úlohami uložili na vrch košíka na zaplatenie na stole. Uschovajte kôš Do súboru pod stolom, mimo dosahu vašich okamžitých potrieb papiera. Kôš na čítanie si môžete ponechať v inej časti vášho domova – napríklad v spálni alebo pracovni –, aby ste mohli čítať, kedykoľvek sa naskytne príležitosť.

• Urobte si z ukladania zvyk: Nájdite si počas týždňa čas na vyprázdnenie košíka do súboru a založte si potrebné papiere. Táto úloha by naozaj nemala trvať dlho - 15 alebo 20 minút by ju malo zvládnuť.

• Doladiť neskôr: Neskôr sa pozrite, čo je vo vašich súboroch. Zvyčajne zistíte, že súbor je buď nedostatočne používaný alebo vydutý. Ak zistíte, že v priečinku súborov máte iba jednu alebo dve veci, nájdite alebo vytvorte súbor, ktorý má širší rozsah. Prípadne, ak zistíte, že priečinok je preplnený príspevkami, vytvorte podkategórie, či už podľa témy alebo podľa dátumov.