8 nasvetov za organizacijo papirologije

Za oblikovanje sistema organizacije je potrebno premisliti in načrtovati vse papirje v vašem življenju. In njegova uporaba zahteva čas in trud. Kratkoročno je pustiti, da se papirji kopičijo, veliko lažje. Toda dolgoročno se lahko takšno početje spremeni v velik glavobol.

Zasluge: ©iStockphoto.com/Delpixart

Če si vzamete čas in trud za razvoj sistematičnega načina organiziranja svojih dokumentov, lahko povzročite veliko manj stresa in težav v vašem življenju. Ko ustvarjate svoj datotečni sistem, poskusite naslednje:

• Začnite preprosto: pripravite sistem arhiviranja, ki je razmeroma enostaven za uporabo. Nočete, da bi bil vaš sistem arhiviranja bolj stresen od stresa, ki naj bi ga ublažil.

• Bodite pisani: datoteke različnih barv ali zavihki in nalepke različnih barv ne morejo samo spremeniti vašega sistema arhiviranja v umetniško delo, ampak tudi olajšajo iskanje različnih tem in zanimanj.

• Ne varčujte pri nakupu omare za spise: vložite v omaro dobre kakovosti. Slabo izdelane omare za kartoteke se v škripanju ponavadi pokvarijo. Ko vaše datoteke postanejo večje in težje, lahko njihova teža obremeni poceni omarico za spise in oteži nemoteno odpiranje predalov – ali pa se sploh odprejo. In poskusite najti omaro, zaradi katere vaša soba ne bo videti kot pisarna za prilagajanje zahtevkov. Številne tradicionalne pisarniške omare so velike in, odkrito povedano, precej neprivlačne.

• Pomembne dokumente hranite tam, kjer veste, da so varni: dokumente hranite na varnem mestu, vendar poskrbite, da jih boste zlahka dobili, ko jih boste potrebovali. Spremljajte naslednje

  • Informacije o avtomobilih

  • Številke bančnih računov

  • Rojstni listi

  • Številke kreditnih kartic

  • Dejanja

  • Pomembni prejemki

  • Navodila

  • Zavarovalne police

  • Posojilne pogodbe

  • Poročni list

  • Zdravstvene kartoteke

  • Hipotekarne pogodbe

  • potni listi

  • PIN številke

  • Šolski prepisi

  • Pogodbe o storitvah

  • Davčne napovedi (zadnjih 5 let)

  • Garancije

  • oporoke

  Nekatere od teh kategorij zahtevajo svojo ločeno datoteko. Nekatere, kot so vaše pomembne številke, je mogoče kombinirati. Za pomembnejše dokumente boste morda želeli izvirnike hraniti v sefu ali v sefu, razpoložljive kopije pa hranite v svojih datotekah.

• Izogibajte se Spodnji Moravski: Najpogostejša napaka, ki jo ljudje naredijo pri ustvarjanju sistema arhiviranja, je, da se obrnejo na kategorije, ki so preveč specifične. Na primer, datoteka z naslovom »Popotni članki o Spodnji Moravski« se ne bo dobro prilegala vašemu sistemu, razen če zagotovo nameravate iti tja ali pišete magistrsko nalogo na to temo. Če boste nadaljevali v tem duhu, vas bodo v kratkem času preplavile mape z datotekami in imeli boste veliko časa, ko boste kdaj kaj našli – če boste to kdaj želeli. Začnite z manj, širšimi kategorijami.

• Nikoli ne dajajte vseh svojih papirjev v en koš: pristop, ki ga je opisala organizacijska strokovnjakinja Stephanie Culp, predlaga, da imate za papir štiri košare (poleg izjemno pomembne košare za odpadni papir):

  • Košarica za opravila: najbolje deluje prosojna žica.

  • A Plačilna košarica: Ponovno se tu najbolje obnese žica.

  • A Košarica za datoteke: Uporabite večjo pleteno košaro.

  • A Košarica za branje: Poskusite še večjo pleteno košaro z ročaji.

  Culp priporoča, da svojo košarico za opravila zložite na košarico za plačilo na mizi. Košarico v datoteko imejte pod mizo, da ne bo na poti do vaših neposrednih potreb po papirju. Košarico za branje lahko hranite v drugem delu svojega doma – na primer v spalnici ali delovni sobi – tako da lahko nadoknadite svoje branje, kadar koli se pojavi priložnost.

• Naj bo oddajanje dokumentov navada: poiščite čas med tednom, da izpraznite svojo košarico v datoteko in odložite vse potrebne papirje. Ta naloga res ne bi smela trajati dolgo – 15 ali 20 minut.

• Natančno prilagodite pozneje: pozneje si oglejte, kaj je v vaših datotekah. Običajno ugotovite, da je datoteka premalo uporabljena ali izbočena. Če ugotovite, da imate v mapi z datotekami samo eno ali dve stvari, poiščite ali ustvarite datoteko širšega obsega. Če pa ugotovite, da je mapa polna prispevkov, ustvarite podkategorije po temi ali datumih.