8 Συμβουλές για την οργάνωση της γραφειοκρατίας σας

Το να καταλήξετε σε ένα σύστημα οργάνωσης, όλο το χαρτί στη ζωή σας απαιτεί σκέψη και προγραμματισμό. Και η χρήση του απαιτεί χρόνο και προσπάθεια. Βραχυπρόθεσμα, το να αφήνεις χαρτιά να συσσωρεύονται είναι πολύ πιο εύκολο. Αλλά μακροπρόθεσμα, κάτι τέτοιο μπορεί να μετατραπεί σε μεγάλο πονοκέφαλο.

Πίστωση: ©iStockphoto.com/Delpixart

Το να αφιερώσετε χρόνο και προσπάθεια για να αναπτύξετε έναν συστηματικό τρόπο οργάνωσης των γραπτών σας μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα πολύ λιγότερο άγχος και ταλαιπωρία στη ζωή σας. Δοκιμάστε τα ακόλουθα καθώς δημιουργείτε το σύστημα αρχειοθέτησης:

• Ξεκινήστε απλά: Δημιουργήστε ένα σύστημα αρχειοθέτησης που είναι σχετικά εύκολο στη χρήση. Δεν θέλετε το σύστημα αρχειοθέτησής σας να είναι πιο αγχωτικό από το άγχος που υποτίθεται ότι θα μετριάσει.

• Να είναι πολύχρωμα: Αρχεία διαφορετικών χρωμάτων ή καρτέλες και ετικέτες διαφορετικών χρωμάτων μπορούν όχι μόνο να μετατρέψουν το σύστημα αρχειοθέτησης σε έργο τέχνης αλλά και να διευκολύνουν την εύρεση διαφορετικών θεμάτων και ενδιαφερόντων.

• Μην σκαρφαλώνετε όταν αγοράζετε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης: Επενδύστε σε ένα ντουλάπι καλής ποιότητας. Οι κακοσχεδιασμένες ντουλάπες αρχειοθέτησης τείνουν να χαλάνε στη κρίσιμη κατάσταση. Όταν τα αρχεία σας γίνονται μεγαλύτερα και βαρύτερα, το βάρος τους μπορεί να καταπονήσει ένα φθηνό ντουλάπι αρχειοθέτησης και να δυσκολέψει το ομαλό άνοιγμα των συρταριών — ή να ανοίξει καθόλου, για εκείνο το θέμα. Και προσπαθήστε να βρείτε ένα ντουλάπι που δεν θα κάνει το δωμάτιό σας να μοιάζει με γραφείο ρύθμισης αξιώσεων. Πολλά από τα παραδοσιακά ντουλάπια γραφείου είναι μεγάλα και, ειλικρινά, αρκετά μη ελκυστικά.

• Φυλάξτε τα σημαντικά χαρτιά όπου γνωρίζετε ότι είναι ασφαλή: Φυλάξτε τα έγγραφά σας σε ασφαλές μέρος, αλλά βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να τα αποκτήσετε εύκολα όταν τα χρειάζεστε. Παρακολουθήστε τα παρακάτω

  • Πληροφορίες αυτοκινήτου

  • Αριθμοί τραπεζικών λογαριασμών

  • Πιστοποιητικά γέννησης

  • Αριθμοί πιστωτικών καρτών

  • Πράξεις

  • Σημαντικές αποδείξεις

  • Οδηγίες

  • ασφαλιστήρια συμβόλαια

  • Δανειακές συμβάσεις

  • Πιστοποιητικό γάμου

  • Ιατρικά αρχεία

  • Στεγαστικά συμβόλαια

  • διαβατήρια

  • Αριθμοί PIN

  • Σχολικές μεταγραφές

  • Συμβάσεις παροχής υπηρεσιών

  • Φορολογικές δηλώσεις (τελευταία 5 χρόνια)

  • Εγγυήσεις

  • Διαθήκες

  Ορισμένες από αυτές τις κατηγορίες εγγυώνται το δικό τους ξεχωριστό αρχείο. Μερικοί, όπως οι σημαντικοί αριθμοί σας, μπορούν να συνδυαστούν. Για τα πιο σημαντικά έγγραφα, μπορεί να θέλετε να φυλάξετε τα πρωτότυπα σε χρηματοκιβώτιο ή σε χρηματοκιβώτιο και να διατηρήσετε διαθέσιμα αντίγραφα στα αρχεία σας.

• Αποφύγετε την Κάτω Μοραβία: Το πιο συνηθισμένο σφάλμα που κάνουν οι άνθρωποι κατά τη δημιουργία ενός συστήματος αρχειοθέτησης είναι να βρουν κατηγορίες που είναι πολύ συγκεκριμένες. Για παράδειγμα, ένα αρχείο με τίτλο «Ταξιδιωτικά άρθρα σχετικά με την Κάτω Μοραβία» δεν θα ταιριάζει καλά στο σύστημά σας, εκτός εάν σχεδιάζετε σίγουρα να πάτε εκεί ή εάν γράφετε τη διατριβή σας για αυτό το θέμα. Αν συνεχίσετε σε αυτό το πνεύμα, θα γεμίσετε με φακέλους αρχείων σε χρόνο μηδέν και θα έχετε έναν καλό καιρό να βρείτε οτιδήποτε — αν το θέλετε ποτέ. Ξεκινήστε με λιγότερες, ευρύτερες κατηγορίες.

• Ποτέ μην βάζετε όλα τα χαρτιά σας σε ένα καλάθι: Μια προσέγγιση που περιγράφεται από την οργανωτική εμπειρογνώμονα Stephanie Culp προτείνει να έχετε τέσσερα καλάθια για το χαρτί σας (επιπρόσθετα από το εξαιρετικά σημαντικό καλάθι αχρήστων):

  • Καλάθι εκκρεμοτήτων: Το διαφανές σύρμα λειτουργεί καλύτερα.

  • Καλάθι για πληρωμή: Και πάλι, το καλώδιο λειτουργεί καλύτερα εδώ.

  • A To File καλάθι: Χρησιμοποιήστε ένα μεγαλύτερο ψάθινο καλάθι.

  • A Καλάθι για ανάγνωση: Δοκιμάστε ένα ακόμη μεγαλύτερο ψάθινο καλάθι με λαβές.

  Το Culp συνιστά να στοιβάζετε το καλάθι εκκρεμών εργασιών πάνω από το καλάθι για πληρωμή στο γραφείο σας. Κρατήστε το καλάθι To File κάτω από το γραφείο σας, μακριά από τις πιο άμεσες ανάγκες σας σε χαρτί. Μπορείτε να κρατήσετε το καλάθι για ανάγνωση σε διαφορετικό μέρος του σπιτιού σας — όπως το υπνοδωμάτιο ή το γραφείο σας — ώστε να μπορείτε να προλαβαίνετε το διάβασμά σας όποτε παρουσιαστεί η ευκαιρία.

• Κάντε την κατάθεση συνήθεια: Βρείτε χρόνο μέσα στην εβδομάδα για να αδειάσετε το καλάθι σας για Αρχειοθέτηση και να αρχειοθετήσετε τα απαραίτητα έγγραφα. Αυτή η εργασία πραγματικά δεν θα πρέπει να διαρκέσει πολύ - 15 ή 20 λεπτά θα πρέπει να το κάνουν.

• Βελτιστοποίηση αργότερα: Σε μεταγενέστερη ημερομηνία, ρίξτε μια ματιά σε τι υπάρχει στα αρχεία σας. Συνήθως, διαπιστώνετε ότι ένα αρχείο είτε δεν χρησιμοποιείται ελάχιστα είτε είναι διογκωμένο. Εάν διαπιστώσετε ότι έχετε μόνο ένα ή δύο πράγματα σε έναν φάκελο αρχείων, βρείτε ή δημιουργήστε ένα αρχείο με ευρύτερο πεδίο. Εναλλακτικά, εάν διαπιστώσετε ότι ένας φάκελος ξεχειλίζει από συνεισφορές, δημιουργήστε υποκατηγορίες, είτε ανά θέμα είτε κατά ημερομηνίες.