Από την πράσινη προοπτική, η μείωση της ποσότητας χαρτιού που χρησιμοποιείτε είναι το κλειδί. Το χαρτί παράγεται από δέντρα, τα οποία είναι ένας φυσικός πόρος που μειώνεται. Σπατάλη χαρτιού σημαίνει ότι δεν σπαταλάται μόνο το ξύλο αλλά και οι χημικές ουσίες και η ενέργεια που χρειάστηκε για την επεξεργασία του χαρτιού. Περισσότερο χαρτί ανακυκλώνεται από ποτέ, αλλά ακόμη και η διαδικασία ανακύκλωσης χαρτιού χρησιμοποιεί ενέργεια που μπορεί να εξοικονομηθεί εάν αρχικά χρησιμοποιηθεί λιγότερο χαρτί. (Μην σκέφτεστε καν την ποσότητα του χάλυβα που εξοικονομείται με τη μείωση του αριθμού των συνδετήρων που χρησιμοποιούνται για τη συγκράτηση του χαρτιού!)
Παρόλο που ένα γραφείο χωρίς χαρτί μπορεί να είναι μη ρεαλιστικό, η τεχνολογία σάς επιτρέπει να μειώσετε σημαντικά την ποσότητα χαρτιού που χρησιμοποιείτε στην εργασία. Χρησιμοποιήστε χαρτί μόνο όταν είναι απολύτως απαραίτητο, όπως για ζητήματα συμμόρφωσης με φορολογικούς και κρατικούς κανονισμούς. Διαφορετικά, χρησιμοποιήστε την τεχνολογία που είναι διαθέσιμη σε εσάς. Χρησιμοποιήστε αυτές τις απλές προτάσεις για να μειώσετε τη χρήση χαρτιού και να χρησιμοποιήσετε σωστά τα gadget:
-
Ελέγξτε ηλεκτρονικά τα έγγραφα στην οθόνη του υπολογιστή, του φορητού υπολογιστή, του κινητού τηλεφώνου ή του PDA (προσωπικός ψηφιακός βοηθός). Όσο περισσότερο χρησιμοποιείτε την οθόνη, τόσο πιο εύκολο θα είναι να αναθεωρήσετε και να επεξεργαστείτε υλικό χωρίς να το εκτυπώσετε και να χρησιμοποιήσετε στυλό. Αυτά τα εργαλεία σάς επιτρέπουν επίσης να εργάζεστε όπου κι αν βρίσκεστε και είναι εξίσου φορητά με το χαρτί.
-
Χρησιμοποιήστε e-mail και πρόσβαση στο Διαδίκτυο. Η πρόοδος σε αυτούς τους τομείς επιτρέπει σε άτομα και εταιρείες να συνδυάζουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με την ανάκτηση φαξ και φωνητικού ταχυδρομείου.
-
Χρησιμοποιήστε έναν σαρωτή για να δημιουργήσετε ψηφιακές εκδόσεις εικόνων ή αντικειμένων, ώστε να μπορείτε να τις ανταλλάξετε ηλεκτρονικά και να τις αντιγράψετε σε ηλεκτρονικές αναφορές.
-
Τραβήξτε φωτογραφίες με ψηφιακή φωτογραφική μηχανή για εξοικονόμηση μελάνης και φωτογραφικού χαρτιού εάν διατηρείτε και ανταλλάσσετε αρχεία φωτογραφιών ηλεκτρονικά.
-
Χρησιμοποιήστε ιστοσελίδες, CD, DVD ή memory stick αντί για έντυπα έγγραφα. Τα έγγραφα μπορούν να ανταλλάσσονται μέσω e-mail ή προσβάσιμων διακομιστών, εάν χρειάζεται και ανάλογα με το μέγεθος και τις ανάγκες ασφαλείας τους. Οι κανονισμοί και τα έγγραφα πολιτικής της εταιρείας μπορούν επίσης να αναρτηθούν στο εσωτερικό σύστημα υπολογιστή (intranet) ή σε CD ή DVD αντί να εκτυπωθούν.
-
Διατηρήστε αρχεία σε συστήματα ηλεκτρονικής αποθήκευσης, τα οποία επιτρέπουν την κεντρική διαχείριση ηλεκτρονικών πληροφοριών σε ένα δίκτυο στο οποίο μπορούν να έχουν πρόσβαση όλοι στην εταιρεία. Αυτά τα ηλεκτρονικά συστήματα μπορούν να αντικαταστήσουν τα συστήματα αρχειοθέτησης σε έντυπη μορφή.
Όσο περισσότερο εμπιστεύεστε την τεχνολογία (με τα κατάλληλα αντίγραφα ασφαλείας αρχείων), τόσο λιγότερο πιθανό είναι να θέλετε να διατηρήσετε ένα σύστημα αρχειοθέτησης σε χαρτί για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των συστημάτων αρχειοθέτησης του υπολογιστή σας.
-
Βεβαιωθείτε ότι τα άτομα έχουν απομακρυσμένη πρόσβαση στο δίκτυο της εταιρείας, ώστε να μπορούν να έχουν πρόσβαση στην εργασία τους από το σπίτι ή από άλλη απομακρυσμένη τοποθεσία χωρίς να φέρουν ένα σωρό έγγραφα.
-
Εκτυπώστε και στις δύο πλευρές του χαρτιού.