Z zeleného hlediska je klíčové snížit množství papíru, který používáte. Papír se vyrábí ze stromů, které jsou ubývajícím přírodním zdrojem. Nepotřebný papír znamená, že se plýtvá nejen dřevem, ale také chemikáliemi a energií, které byly při zpracování papíru použity. Recykluje se více papíru než kdykoli předtím, ale i proces recyklace papíru využívá energii, kterou lze ušetřit, pokud se použije méně papíru. (Ani nepřemýšlejte o množství oceli ušetřené snížením počtu kancelářských sponek používaných k udržení papíru pohromadě!)
I když může být zcela bezpapírová kancelář nereálná, technologie vám umožňuje výrazně snížit množství papíru, který při práci používáte. Papír používejte pouze tehdy, je-li to nezbytně nutné, například v případě problémů s daňovými a vládními nařízeními. V opačném případě použijte technologii, která je vám k dispozici. Použijte tyto jednoduché návrhy ke snížení spotřeby papíru a správnému využití gadgetů:
-
Prohlížejte si dokumenty elektronicky na obrazovce počítače, notebooku, mobilu nebo PDA (personal digital assistant). Čím více budete obrazovku používat, tím snáze na ní budete prohlížet a upravovat materiál, aniž byste jej museli tisknout a používat pero. Tyto nástroje vám také umožňují pracovat, ať jste kdekoli, a jsou stejně přenosné jako papír.
-
Používejte e-mail a přístup k internetu. Pokroky v těchto oblastech umožňují lidem a společnostem kombinovat e-mail s faxem a získáváním hlasové pošty.
-
Pomocí skeneru vytvořte digitální verze obrázků nebo položek, abyste je mohli elektronicky vyměňovat a kopírovat do elektronických zpráv.
-
Fotografujte digitálním fotoaparátem, abyste ušetřili inkoust i fotografický papír, pokud budete udržovat a vyměňovat soubory fotografií elektronicky.
-
Místo papírových dokumentů používejte webové stránky, disky CD, DVD nebo paměťové karty. Dokumenty lze vyměňovat prostřednictvím e-mailu nebo dostupných serverů, pokud je to vhodné a v závislosti na jejich velikosti a potřebách zabezpečení. Firemní předpisy a dokumenty o zásadách mohou být také vyvěšeny na interním počítačovém systému (intranet) nebo na discích CD nebo DVD, nikoli vytištěny.
-
Uchovávejte soubory v online úložných systémech, které umožňují centralizovanou správu elektronických informací v síti, ke které má přístup každý ve společnosti. Tyto online systémy mohou nahradit tištěné archivační systémy.
Čím více důvěřujete technologii (s vhodnými zálohami souborů), tím méně je pravděpodobné, že budete chtít udržovat papírový archivační systém pro zálohování vašich počítačových kartoték.
-
Zajistěte, aby lidé měli vzdálený přístup k firemní síti, aby mohli přistupovat k práci z domova nebo jiného vzdáleného místa, aniž by museli převážet hromadu dokumentů.
-
Tisknout oboustranně.