Jak organizovat účtenky

Účtenky jsou otravné, může být složité je uložit jak fyzicky, tak digitálně, a pravděpodobně nikdy nevíte, co si uchovat, nebo si nepamatujete, kde jsou, pokud jste je uchovávali. Není neobvyklé, že nemůžete najít jednu účtenku, kterou skutečně potřebujete, což je jeden z mnoha důvodů, proč byste měli své účtenky uspořádat a uklidit .

Které účtenky si nechat

Účtenky pro každodenní osobní nákupy si neschovávám. Pokud sledujete rozpočet, možná si je chcete ponechat, aby vám pomohly zůstat na správné cestě. Nebo si můžete nechat účtenku, pokud máte pocit, že chcete něco vrátit (ačkoli většina obchodů má nyní také záznamy o nákupech). Dejte si termín, pokud si myslíte, že byste mohli něco vrátit. Rád si nechávám týden na rozhodnutí, zda si chci nákup ponechat nebo ne. Někdy zapomínáme věci vrátit, což přispívá k našemu nepořádku. I když má obchod zásadu 90denního vrácení, dejte si záležet na tom, abyste si stanovili týdenní časovou osu.

Účtenku od všeho cenného nebo drahého, jako je velká elektronika nebo šperky, si zásadně schovávám pro účely pojištění.

Je dobré si schovat nějaké účtenky pro osobní daňové přiznání, ať už podnikáte nebo ne. Různé daňové zákony budou určovat, co můžete přidat do svého osobního daňového přiznání; lze odečíst například zdravotní péči, cestování a vše, co jste si museli za svou práci koupit. Obraťte se na svého účetního, protože vám sdělí, co byste si měli nechat pro své osobní daňové přiznání. Pokud máte firmu, pravděpodobně si uvědomujete, že si musíte uchovávat všechny účtenky za svou firmu, od účtů v restauraci přes dodávky až po reklamu. Musíte si je ponechat, abyste mohli odepisovat nákupy, což je pro podniky důležité.

Ode dneška spusťte systém. Mám systém, který kategorizuje pracovní, osobní a krátkodobé nákupy (na cokoli, co bych mohl vrátit, což mám v peněžence jen jeden týden). V rámci práce si schovávám všechny své účtenky za obchodní výdaje a v rámci osobních schovávám vše, co má hodnotu pro účely pojištění.

Jakmile máte svůj systém, držte se ho. Pokud se chcete vypořádat s účtenkami, než spustíte tento systém, vydělejte si 15 minut denně s pomocí časové kostky (zakoupené na mých webových stránkách ), dokud nebudete dohnáni. Mám-li být upřímný, bude to bolestivý úkol a bude vás motivovat, abyste už nikdy nedovolili, aby se účtenky hromadily.

Nebuďte nervózní, abyste se zbavili účtenek. Obvykle je nepotřebujete a mnoho prodejců je ukládá elektronicky. Nejdůležitější je nastavit systém a držet se ho i nadále. Pokud také najdete účtenku, která nezapadá do žádné z vašich kategorií, pravděpodobně ji nebudete muset uchovávat.

Jak uchovávat účtenky

Můžete přejít na starou školu a vytvářet přihrádky a obálky a nadále se roky potýkat s nepořádkem na účtenkách, nebo můžete jednoduše přejít na digitální technologii.

Hádáte správně: doporučuji digitální uložení účtenek. Vlastně říkám, že je to nutnost, protože pokud se v dnešní době rozhodnete pro metodu staré školy a skutečně potřebujete použít/najít některou z účtenek, garantuji jednu ze dvou věcí: Buď ji nenajdete, nebo když to uděláte, bude to tak vybledlé, že to nebudete moci číst.

Pořiďte si aplikaci a přejděte do digitální podoby. Vyhněte se skenování účtenek, protože to může trvat hodiny. Místo toho použijte telefon k pořízení snímku z aplikace, aby se automaticky nahrála do softwaru a byla uložena v cloudu. Používám aplikaci NEAT, která se pak dále připojuje k mému účetnímu softwaru. Pokud používáte aplikaci Google účtenek, máte spoustu možností. Jakmile najdete aplikaci, klíčem je vytvořit systém a pravidelně odkládat účtenky.

Následující obrázek ukazuje, jak naskenuji svou účtenku a poté, co se přenese do aplikace. Informace se vyplňují automaticky. Můžete dokonce nechat lidi ověřit informace za malý poplatek. Na nedalekém postranním panelu jsou uvedeny mé oblíbené aplikace pro účtenky.

Obrázek s laskavým svolením Jane Stoller

Skenování účtenek do aplikace je velmi snadné.

Zvykněte si pořídit fotografii pomocí aplikace a poté fotografie každý týden přesouvat do složek, které jste vytvořili pro svůj systém. Věnujte se tomuto systému a naplánujte si týdenní čas ve svém kalendáři pro tento krok. Když pak uděláte své roční daně, můžete je rychle mazat po měsících, letech a tak dále a nikdy se nebudou hromadit.

Většina aplikací uchovává účtenky v cloudu, takže není třeba uchovávat fyzickou kopii. Pokud se cítíte bezpečněji ponechat si kopii na pevném disku, je to také možnost, ale věřím cloudu.

Aplikace pro sledování účtenek

Existuje spousta možností pro sledování účtenek. Zde sdílím své tři nejlepší z mého používání a pokusů s nimi:

• Neat: To byla ve skutečnosti společnost, která prodávala přenosný skener. Vídal jsem je pořád na letištích. Používám NEAT, protože se snadno skenuje pomocí telefonu a připojuje se k mému účetnímu softwaru, kterým je QuickBooks.
• Expensify : Toto je jedna z nejoblíbenějších aplikací pro sledování účtenek a zjistil jsem, že je velmi snadné ji používat.
• Zoho Expense : Tato aplikace nabízí mnoho podnikových softwarových řešení, včetně CRM, které lze také propojit se sledováním účtenek.