8 tipů pro organizaci papírování

Přijít se systémem organizace všech papírů ve vašem životě vyžaduje myšlení a plánování. A jeho využití vyžaduje čas a úsilí. Z krátkodobého hlediska je hromadění papírů mnohem jednodušší. Ale z dlouhodobého hlediska se to může změnit v velkou bolest hlavy.

Poděkování: ©iStockphoto.com/Delpixart

Pokud věnujete čas a úsilí rozvoji systematického způsobu organizace vašich dokumentů, může to mít za následek mnohem méně stresu a potíží ve vašem životě. Při vytváření systému souborů vyzkoušejte následující:

• Začněte jednoduše: Vymyslete systém evidence, který se relativně snadno používá. Nechcete, aby byl váš systém evidence více stresující než stres, který má zmírňovat.

• Buďte barevní: Soubory různých barev nebo štítky a štítky různých barev mohou nejen proměnit váš systém souborů v umělecké dílo, ale také usnadnit vyhledávání různých témat a zájmů.

• Při nákupu kartotéky nešetřete: Investujte do skříně dobré kvality. Špatně vyrobené kartotéky mají tendenci se v tísni rozpadat. Když jsou vaše pořadače větší a těžší, může jejich hmotnost namáhat levnou kartotéku a ztěžovat hladké otevírání zásuvek – nebo dokonce otevírání vůbec. A zkuste najít skříň, díky které nebude váš pokoj vypadat jako kancelář likvidátorů pojistných událostí. Mnohé z tradičních kancelářských skříní jsou velké a upřímně řečeno, docela neatraktivní.

• Uchovávejte důležité dokumenty tam, kde víte, že jsou v bezpečí: Uchovávejte své dokumenty na bezpečném místě, ale ujistěte se, že je můžete snadno získat, když je budete potřebovat. Sledujte následující

  • Informace o automobilech

  • Čísla bankovních účtů

  • Rodné listy

  • Čísla kreditních karet

  • Skutky

  • Důležité účtenky

  • Instrukce

  • Pojistné smlouvy

  • Smlouvy o půjčce

  • Oddací list

  • Lékařské záznamy

  • Hypoteční smlouvy

  • pasy

  • čísla PIN

  • Školní přepisy

  • Servisní smlouvy

  • daňové přiznání (za posledních 5 let)

  • Záruky

  • Wills

  Některé z těchto kategorií vyžadují vlastní samostatný soubor. Některá, jako vaše důležitá čísla, lze kombinovat. U důležitějších dokumentů si možná budete chtít uchovat originály v trezoru nebo v bezpečnostní schránce a mít dostupné kopie ve svých souborech.

• Vyhněte se Dolní Moravě: Nejčastější chybou, kterou lidé při vytváření spisovny dělají, je vymýšlení příliš specifických kategorií. Například soubor s názvem „Cestovatelské články o Dolní Moravě“ se do vašeho systému nevejde, pokud se tam rozhodně neplánujete nebo nepíšete diplomovou práci na toto téma. Pokud budete pokračovat v tomto duchu, budete během okamžiku zahlceni složkami souborů a budete mít sakra čas, abyste vůbec něco našli – pokud vůbec budete chtít. Začněte s menším počtem širších kategorií.

• Nikdy nedávejte všechny své papíry do jednoho koše: Přístup popsaný organizační expertkou Stephanie Culpovou naznačuje, že máte čtyři koše na papír (kromě extrémně důležitého koše na papír):

  • Košík úkolů: Nejlepší funguje drátěný průhledný druh.

  • Košík k zaplacení: Zde opět nejlépe funguje drát.

  • A Koš na zakládání: Použijte větší proutěný koš.

  • Košík ke čtení: Vyzkoušejte ještě větší proutěný košík s uchy.

  Culp doporučuje, abyste si na stůl naskládali košík To Do na košík To Pay. Uchovávejte košík To File pod stolem, mimo dosah vašich okamžitých potřeb papíru. Košík ke čtení můžete mít v jiné části svého domova – například v ložnici nebo pracovně –, abyste mohli dohnat čtení, kdykoli se naskytne příležitost.

• Udělejte si z ukládání zvyk: Najděte si během týdne čas na vyprázdnění košíku do složky a založte si potřebné papíry. Tento úkol by opravdu neměl trvat dlouho – mělo by to stačit 15 nebo 20 minut.

• Dolaďte později: Později se podívejte, co je ve vašich souborech. Obvykle zjistíte, že soubor je buď málo využíván, nebo je vyboulený. Pokud zjistíte, že máte ve složce souborů pouze jednu nebo dvě věci, vyhledejte nebo vytvořte soubor, který má širší rozsah. Případně, pokud zjistíte, že složka přetéká příspěvky, vytvořte podkategorie, buď podle tématu, nebo podle data.