Kā organizēt kvītis

Kvītis ir kaitinošas, tās var būt sarežģīti uzglabāt gan fiziski, gan digitāli, un jūs, visticamāk, nekad nezināt, ko paturēt, vai arī neatcerēsities, kur tās atrodas, ja tās paturat. Tas nav nekas neparasts, lai nevar atrast vienu kvīti jums tiešām ir nepieciešams, kas ir viens no daudzajiem iemesliem, jums vajadzētu organizēt un declutter saviem ieņēmumiem.

Kurus čekus paturēt

Es neglabāju čekus par ikdienas personīgajiem pirkumiem. Ja veicat budžeta izsekošanu, iespējams, vēlaties tos saglabāt, lai palīdzētu noturēties uz pareizā ceļa. Vai arī varat saglabāt čeku, ja jūtat, ka vēlaties kaut ko atgriezt (lai gan lielākajā daļā veikalu tagad ir arī pirkumu uzskaite). Norādiet sev termiņu, ja domājat, ka varētu kaut ko atgriezt. Man patīk dot sev nedēļu laika, lai izlemtu, vai es vēlos paturēt pirkumu. Dažreiz mēs aizmirstam atgriezt lietas, kas palielina mūsu jucekli. Pat ja veikalam ir 90 dienu atgriešanas politika, noteikti pievērsiet uzmanību vienas nedēļas laika grafikam.

Es parasti saglabāju čeku par jebko vērtīgu vai dārgu, piemēram, lielu elektroniku vai rotaslietas, apdrošināšanas nolūkos.

Ir ieteicams saglabāt dažus kvītis personīgajai nodokļu deklarācijai neatkarīgi no tā, vai jums ir uzņēmums vai nē. Dažādi nodokļu likumi noteiks, ko varat pievienot savai personīgajai nodokļu deklarācijai; Piemēram, var atskaitīt veselības aprūpi, ceļojumus un visu, kas jums bija jāiegādājas darbam. Sazinieties ar savu grāmatvedi, jo viņš varēs jums pastāstīt, kas jums jāsaglabā personīgajai nodokļu deklarācijai. Ja jums ir uzņēmums, jūs droši vien zināt, ka jums ir jāsaglabā visi sava uzņēmuma čeki, sākot no restorānu rēķiniem un beidzot ar piegādēm un beidzot ar reklāmu. Tie ir jāsaglabā, lai varētu norakstīt pirkumus, kas ir svarīgi uzņēmumiem.

No šodienas sāciet sistēmu. Man ir sistēma, kas iedala kategorijās darba, personīgos un īstermiņa pirkumus (par jebko, ko es varētu atgriezt, ko es glabāju savā makā tikai vienu nedēļu). Darbā es glabāju visus savus čekus par uzņēmējdarbības izdevumiem, un personīgos gadījumos es glabāju visu, kas ir vērtīgs apdrošināšanas nolūkos.

Kad sistēma ir izveidota, pieturieties pie tās. Ja vēlaties atrisināt kvītis pirms šīs sistēmas palaišanas, veltiet 15 minūtes dienā, izmantojot laika kubu (iegādāts manā vietnē ), līdz esat to paveicis. Ja godīgi, tas būs sāpīgs uzdevums un motivēs jūs nekad vairs neļaut čekiem krāties.

Neuztraucieties, lai atbrīvotos no čekiem. Parasti tie nav nepieciešami, un daudzi mazumtirgotāji tos uzglabā elektroniski. Vissvarīgākais ir izveidot sistēmu un pieturēties pie tās arī turpmāk. Turklāt, ja atrodat kvīti, kas neatbilst nevienai no jūsu kategorijām, visticamāk, tā nav jāsaglabā.

Kā uzglabāt čekus

Varat pāriet uz veco skolu un izveidot tvertnes un aploksnes, un gadiem ilgi jārēķinās ar čeku jucekli, vai arī varat vienkārši pāriet uz digitālo saturu.

Jūs uzminējāt: es iesaku digitālo čeku krātuvi. Patiesībā es saku, ka tas ir obligāti, jo mūsdienās, ja jūs izlemjat par vecās skolas metodi un jums tiešām ir jāizmanto/atrodas kāds no čekiem, es garantēju vienu no divām lietām: vai nu jūs to neatradīsit, vai kad jūs to darīsit, tas būs tik izbalējis, ka jūs to nevarēsit izlasīt.

Iegūstiet lietotni un pārejiet uz digitālo saturu. Izvairieties no čeku skenēšanas, jo tas var ilgt stundas. Tā vietā izmantojiet tālruni, lai uzņemtu attēlu no lietotnes, lai to automātiski augšupielādētu programmatūrā un saglabātu mākonī. Es izmantoju lietotni NEAT, kas pēc tam tiek savienota ar manu grāmatvedības programmatūru. Ja izmantojat Google kvīšu lietotni, jums ir daudz iespēju izvēlēties. Kad esat atradis lietotni, galvenais ir izveidot sistēmu un regulāri izjaukt kvītis.

Nākamajā attēlā ir parādīts, kā es skenēju savu kvīti un pēc tam to pārsūta uz lietotni. Informācija tiek aizpildīta automātiski. Jūs pat varat likt cilvēkiem pārbaudīt informāciju par nelielu samaksu. Blakus esošajā sānjoslā ir norādītas manas iecienītākās kvīšu lietotnes.

Attēlu sniedza Džeina Stollere

Kvīšu skenēšana lietotnē ir ļoti vienkārša.

Iemācieties uzņemt fotoattēlu, izmantojot lietotni, un pēc tam katru nedēļu pārvietot fotoattēlus uz mapēm, kuras izveidojāt savai sistēmai. Esiet uzticīgs šai sistēmai un ieplānojiet iknedēļas laiku savā kalendārā šim solim. Pēc tam, veicot ikgadējos nodokļus, varat ātri dzēst pēc mēneša, gada un tā tālāk, un tie nekad neveidosies.

Lielākajai daļai lietotņu kvītis tiek glabātas mākonī, tāpēc fiziskā kopija nav jāglabā. Ja jūtaties drošāk, glabājot kopiju cietajā diskā, tā ir arī iespēja, taču es uzticos mākonim.

Kvītu izsekošanas lietotnes

Kvīšu izsekošanai ir daudz iespēju. Šeit es dalos ar saviem trim labākajiem lietojumiem un izmēģinājumiem ar viņiem:

• Kārtīgs: patiesībā šis uzņēmums pārdeva portatīvo skeneri. Es viņus visu laiku redzēju lidostās. Es izmantoju NEAT, jo to ir vienkārši skenēt ar tālruni, un tas savienojas ar manu grāmatvedības programmatūru, kas ir QuickBooks.
• Expensify : šī ir viena no populārākajām kvīšu izsekošanas lietotnēm, un man šķita, ka tā ir ļoti viegli lietojama.
• Zoho izdevumi : šī lietotne piedāvā daudzus biznesa programmatūras risinājumus, tostarp CRM, ko var saistīt arī ar kvīšu izsekošanu.