Из зелене перспективе, смањење количине папира који користите је кључно. Папир се производи од дрвећа, које је природни ресурс у опадању. Потрошени папир значи да се не троши само дрво, већ и хемикалије и енергија која је ушла у обраду папира. Више папира се рециклира него икада раније, али чак и процес рециклаже папира користи енергију која се може уштедети ако се користи мање папира. (Немојте ни размишљати о количини челика која се уштеди смањењем броја спајалица које се користе да држе папир заједно!)
Иако канцеларија у потпуности без папира може бити нереална, технологија вам омогућава да у великој мери смањите количину папира коју користите на послу. Користите папир само када је то апсолутно неопходно, на пример за питања усклађености са порезима и државним прописима. У супротном, користите технологију која вам је доступна. Користите ове једноставне предлоге за смањење употребе папира и добро коришћење уређаја:
-
Прегледајте документе електронски на екрану свог рачунара, лаптопа, мобилног телефона или ПДА (лични дигитални асистент). Што више користите екран, лакше ћете га прегледати и уређивати без да га одштампате и користите оловку. Ови алати вам такође омогућавају да радите где год да се налазите и једнако су преносиви као папир.
-
Користите е-пошту и приступ Интернету. Напредак у овим областима омогућава људима и компанијама да комбинују е-пошту са факсом и преузимањем говорне поште.
-
Користите скенер да направите дигиталне верзије слика или ставки тако да их можете електронски разменити и копирати у електронске извештаје.
-
Снимајте слике дигиталном камером да бисте уштедели и мастило и фотографски папир ако одржавате и размењујете датотеке са фотографијама електронским путем.
-
Користите веб странице, ЦД-ове, ДВД-ове или меморијске картице уместо папирних докумената. Документи се могу размењивати путем е-поште или доступних сервера ако је потребно иу зависности од њихове величине и безбедносних потреба. Прописи компаније и документи о политици такође се могу поставити на интерни рачунарски систем (интранет) или на ЦД-ове или ДВД-ове уместо да се штампају.
-
Чувајте датотеке у системима за складиштење на мрежи, који омогућавају централизовано електронско управљање информацијама на мрежи којој сви у компанији могу да приступе. Ови онлајн системи могу заменити штампане системе архивирања.
Што више верујете технологији (са одговарајућим резервним копијама датотека), мања је вероватноћа да ћете желети да одржавате систем за архивирање папира за прављење резервних копија система датотека на рачунару.
-
Уверите се да људи имају даљински приступ мрежи компаније како би могли да приступе послу од куће или са друге удаљене локације без да се крећу око гомиле докумената.
-
Штампали на обе стране папира.