Рачуни су досадни, могу бити тешки за складиштење и физички и дигитално, и вероватно никада не знате шта да задржите или се не сећате где су ако сте их чували. Није неуобичајено да не можете да пронађете једну признаницу која вам је заиста потребна, што је један од многих разлога због којих би требало да организујете и поништите своје рачуне.
Које рачуне чувати
Не чувам рачуне за свакодневне личне куповине. Ако пратите буџет, можда желите да их задржите како бисте помогли да останете на правом путу. Или ћете можда желети да задржите рачун ако осећате да желите да вратите нешто (иако већина продавница сада такође има евиденцију о куповинама). Дајте себи рок ако мислите да бисте могли нешто да вратите. Волим да дам себи недељу дана да одлучим да ли желим да задржим куповину или не. Понекад заборавимо да вратимо ствари, што доприноси нашем нереду. Чак и ако продавница има политику враћања од 90 дана, потрудите се да себи дате тај једнонедељни временски оквир.
Углавном чувам рачун за било шта вредно или скупо, као што је велика електроника или накит, у сврхе осигурања.
Добра је идеја да сачувате неке признанице за личну пореску пријаву, без обзира да ли имате предузеће или не. Различити порески закони ће диктирати шта можете додати у своју личну пореску пријаву; на пример, здравствена заштита, путовања и све што сте морали да купите за свој посао могли би да се одбију. Проверите код свог рачуновође, јер ће вам он моћи рећи шта треба да задржите за вашу личну пореску пријаву. Ако имате посао, вероватно сте свесни да морате да чувате све рачуне за своје пословање, од рачуна за ресторане преко залиха до реклама. Морате их задржати да бисте могли да отпишу куповине, што је важно за предузећа.
Од данас па надаље покрените систем. Имам систем који категорише пословне, личне и краткорочне куповине (за све што бих могао да вратим, што држим само недељу дана у новчанику). Под радом чувам све своје рачуне за пословне трошкове, а под личним чувам све што има вредност за потребе осигурања.
Када имате свој систем, држите га се. Ако желите да се позабавите рачунима пре него што покренете овај систем, издвојите 15 минута дневно уз помоћ временске коцке (купљене на мојој веб страници ) док не стигнете . Ако будем искрен, ово ће бити болан задатак и мотивисаће вас да никада више не дозволите да се рачуни гомилају.
Немојте бити нервозни да бисте се решили рачуна. Обично вам нису потребни и многи продавци их чувају електронски. Најважније је поставити систем и држати га се и даље. Такође, ако пронађете признаницу која се не уклапа ни у једну од ваших категорија, вероватно не морате да је чувате.
Како чувати признанице
Можете ићи у стару школу и креирати канте и коверте и наставити да се суочавате са нередом рачуна годинама, или једноставно можете да идете на дигитално.
Погодили сте: препоручујем складиштење дигиталних рачуна. Заправо, кажем да је то неопходно јер ових дана, ако се одлучите за метод старе школе и заиста морате да користите/пронађете једну од признаница, гарантујем вам једну од две ствари: или га нећете наћи, или када то урадите, биће толико избледео да нећете моћи да га прочитате.
Набавите апликацију и идите дигитални. Избегавајте скенирање рачуна, јер то може потрајати сатима. Уместо тога, користите телефон да направите слику из апликације да би се она аутоматски отпремила у софтвер и сачувала у облаку. Користим апликацију НЕАТ, која се затим даље повезује са мојим рачуноводственим софтвером. Ако користите апликацију Гоогле признаница, добијате мноштво избора. Једном када пронађете апликацију, кључ је да креирате систем и редовно уклањате рачуне.
Следећа слика приказује како скенирам рачун, а затим на шта се преноси у апликацију. Информације се аутоматски попуњавају. Можете чак да натерате људе да провере информације за малу накнаду. Оближња бочна трака наводи моје омиљене апликације за рачуне.
Слика љубазношћу Јане Столлер
Скенирање рачуна у апликацију је супер једноставно.
Стекните навику да фотографишете помоћу апликације, а затим сваке недеље премештате фотографије у фасцикле које сте креирали за свој систем. Будите посвећени овом систему и закажите недељно време у свом календару за овај корак. Затим, када извршите своје годишње порезе, можете брзо да обришете по месецима, години и тако даље, и они се никада неће нагомилати.
Већина апликација чува рачуне у облаку, тако да нема потребе да чувате физичку копију. Ако се осећате сигурније да држите копију на чврстом диску, то је такође опција, али верујем у облак.
Апликације за праћење рачуна
Постоји много опција за праћење рачуна. Овде делим своја три најбоља из моје употребе и тестирања са њима:
- Неат: Ово је заправо била компанија која је продавала преносиви скенер. Виђао сам их све време на аеродромима. Користим НЕАТ јер га је једноставно скенирати мојим телефоном, а повезује се са мојим рачуноводственим софтвером, а то је КуицкБоокс.
- Екпенсифи : Ово је једна од најпопуларнијих апликација за праћење рачуна и сматрао сам да је веома једноставна за коришћење.
- Зохо Екпенсе : Ова апликација нуди многа решења пословног софтвера, укључујући ЦРМ који се такође може повезати са праћењем рачуна.