8 tips til at organisere dit papirarbejde

At komme op med et organisationssystem, alt papiret i dit liv kræver omtanke og planlægning. Og at bruge det kræver tid og kræfter. På kort sigt er det meget nemmere at lade papirer hobe sig op. Men i det lange løb kan det blive til en stor hovedpine.

Kredit: ©iStockphoto.com/Delpixart

At tage sig tid og kræfter på at udvikle en systematisk måde at organisere dine papirer på kan resultere i meget mindre stress og besvær i dit liv. Prøv følgende, mens du opretter dit arkiveringssystem:

• Start enkelt: Kom op med et arkiveringssystem, der er relativt nemt at bruge. Du ønsker ikke, at dit arkivsystem skal være mere stressende end det stress, det skal afhjælpe.

• Vær farverig: Filer i forskellige farver eller faner og etiketter i forskellige farver kan ikke kun gøre dit arkiveringssystem til et kunstværk, men også gøre det nemmere at finde forskellige emner og interesser.

• Lad være med at knibe, når du køber et arkivskab: Invester i et skab af god kvalitet. Dårligt fremstillede arkivskabe har en tendens til at gå i stykker i stykket. Når dine filer bliver større og tungere, kan deres vægt belaste et billigt arkivskab og gøre det svært for skufferne at åbne problemfrit – eller overhovedet at åbne, for den sags skyld. Og prøv at finde et skab, der ikke får dit værelse til at ligne et kontor for skadesjusteringer. Mange af de traditionelle kontorskabe er store og ærligt talt ret uinteressante.

• Opbevar vigtige papirer, hvor du ved, de er sikre: Opbevar dine dokumenter et sikkert sted, men sørg for, at du nemt kan få fat i dem, når du har brug for dem. Hold styr på følgende

  • Biloplysninger

  • Bankkontonumre

  • Fødselsattester

  • Kreditkortnumre

  • Gerninger

  • Vigtige kvitteringer

  • Instruktioner

  • Forsikringspolicer

  • Låneaftaler

  • Vielsesattest

  • Medicinske journaler

  • Aftaler om realkreditlån

  • Pas

  • PIN-numre

  • Skoleudskrifter

  • Servicekontrakter

  • Selvangivelser (sidste 5 år)

  • Garantier

  • Testamenter

  Nogle af disse kategorier berettiger deres egen separate fil. Nogle, som dine vigtige tal, kan kombineres. For de mere vigtige dokumenter kan det være en god idé at opbevare originalerne i et pengeskab eller i et pengeskab og opbevare tilgængelige kopier i dine filer.

• Undgå Nedre Moravia: Den mest almindelige fejl, folk begår, når de opretter et arkiveringssystem, er at komme med kategorier, der er for specifikke. For eksempel vil en fil med titlen "Rejseartikler om Nedre Mähren" ikke passe godt ind i dit system, medmindre du bestemt planlægger at tage dertil, eller du skriver din kandidatafhandling om dette emne. Hvis du fortsætter i denne retning, vil du blive overrendt med filmapper på ingen tid, og du vil have en pokkers tid med at finde noget - hvis du nogensinde vil. Start med færre, bredere kategorier.

• Læg aldrig alle dine papirer i én kurv: En fremgangsmåde beskrevet af organisationsekspert Stephanie Culp antyder, at du har fire kurve til dit papir (ud over den ekstremt vigtige papirkurv):

  • En To Do-kurv: Den gennemsigtige slags tråd fungerer bedst.

  • A to Pay-kurv: Igen fungerer tråd bedst her.

  • A Til File kurv: Brug en større flet kurv.

  • A To Read-kurv: Prøv en endnu større flettet kurv med håndtag.

  Culp anbefaler, at du stabler din To Do-kurv oven på din To Pay-kurv på dit skrivebord. Hold To File-kurven under dit skrivebord, ude af vejen for dine mere umiddelbare papirbehov. Du kan opbevare To Read-kurven i en anden del af dit hjem - såsom dit soveværelse eller arbejdsværelse - så du kan følge med i din læsning, når muligheden byder sig.

• Gør arkivering til en vane: Find et tidspunkt i løbet af ugen til at tømme din To File-kurv og arkiver de nødvendige papirer. Denne opgave burde virkelig ikke tage lang tid - 15 eller 20 minutter burde gøre det.

• Finjuster senere: På et senere tidspunkt kan du se, hvad der er i dine filer. Normalt oplever du, at en fil enten er underudnyttet eller svulmende. Hvis du opdager, at du kun har én eller to ting i en filmappe, skal du finde eller oprette en fil, der har et bredere omfang. Alternativt, hvis du opdager, at en mappe flyder over med bidrag, kan du oprette underkategorier, enten efter emne eller efter datoer.