От зелена гледна точка намаляването на количеството хартия, което използвате, е от ключово значение. Хартията се произвежда от дървета, които са намаляващ природен ресурс. Изхабена хартия означава, че се губи не само дървесината, но и химикалите и енергията, които са влезли в обработката на хартията. Повече хартия се рециклира от всякога, но дори процесът на рециклиране на хартия използва енергия, която може да бъде спестена, ако се използва по-малко хартия. (Дори не мислете за количеството стомана, спестена чрез намаляване на броя на кламерите, използвани за задържане на хартия!)
Въпреки че офисът без хартия може да е нереалистичен, технологията ви позволява значително да намалите количеството хартия, което използвате по време на работа. Използвайте хартия само когато е абсолютно необходимо, като например за въпроси, свързани с данъци и правителствени разпоредби. В противен случай използвайте технологията, която ви е на разположение. Използвайте тези прости предложения за намаляване на употребата на хартия и използване на джаджи с добра употреба:
-
Преглеждайте документи по електронен път на екрана на вашия компютър, лаптоп, мобилен телефон или PDA (личен цифров асистент). Колкото повече използвате екрана, толкова по-лесно ще го преглеждате и редактирате, без да го отпечатвате и да използвате химикалка. Тези инструменти също ви позволяват да работите, където и да сте, и са също толкова преносими като хартия.
-
Използвайте електронна поща и интернет достъп. Напредъкът в тези области позволява на хората и компаниите да комбинират електронна поща с извличане на факс и гласова поща.
-
Използвайте скенер, за да направите цифрови версии на изображения или елементи, така че да можете да ги обменяте по електронен път и да ги копирате в електронни отчети.
-
Правете снимки с цифров фотоапарат, за да спестите както мастило, така и фотографска хартия, ако поддържате и обменяте фото файлове по електронен път.
-
Използвайте уеб страници, CD, DVD или памети вместо хартиени документи. Документите могат да се обменят чрез електронна поща или достъпни сървъри, ако е подходящо и в зависимост от техния размер и нужди за сигурност. Фирмените разпоредби и политическите документи също могат да бъдат публикувани във вътрешната компютърна система (интранет) или на компактдискове или DVD, вместо да бъдат разпечатани.
-
Съхранявайте файлове в онлайн системи за съхранение, които позволяват централизирано електронно управление на информацията в мрежа, до която всеки в компанията има достъп. Тези онлайн системи могат да заменят системите за архивиране на хартиени копия.
Колкото повече се доверявате на технологията (с подходящи архивни копия на файлове), толкова по-малко е вероятно да искате да поддържате хартиена система за архивиране, за да архивирате вашите компютърни архивни системи.
-
Уверете се, че хората имат отдалечен достъп до фирмената мрежа, за да могат да имат достъп до работа от дома или друго отдалечено място, без да се движат около купчина документи.
-
Печат от двете страни на хартията.