Žvelgiant iš ekologiškos perspektyvos, labai svarbu sumažinti naudojamo popieriaus kiekį. Popierius gaminamas iš medžių, kurie yra nykstantis gamtos išteklius. Popieriaus švaistymas reiškia, kad švaistoma ne tik mediena, bet ir chemikalai bei energija, panaudota perdirbant popierių. Perdirbama daugiau popieriaus nei bet kada anksčiau, tačiau net perdirbant popierių sunaudojama energija, kurią galima sutaupyti, jei iš pradžių bus naudojama mažiau popieriaus. (Net negalvokite, kiek plieno sutaupysite sumažinus sąvaržėlių, naudojamų popieriui laikyti kartu, skaičių!)
Net jei biuras visiškai be popieriaus gali būti nerealus, technologijos leidžia labai sumažinti darbe naudojamo popieriaus kiekį. Naudokite popierių tik tada, kai tai absoliučiai būtina, pvz., dėl mokesčių ir vyriausybės teisės aktų laikymosi problemų. Kitu atveju naudokite jums prieinamas technologijas. Pasinaudokite šiais paprastais patarimais, kaip sumažinti popieriaus naudojimą ir tinkamai panaudoti įtaisus:
-
Peržiūrėkite dokumentus elektroniniu būdu kompiuterio ekrane, nešiojamajame kompiuteryje, mobiliajame telefone arba PDA (asmeniniame skaitmeniniame asistente). Kuo daugiau naudosite ekraną, tuo lengviau galėsite peržiūrėti ir redaguoti medžiagą jos nespausdindami ir nenaudodami rašiklio. Šie įrankiai taip pat leidžia dirbti bet kur ir yra tokie pat nešiojami kaip popierius.
-
Naudokite el. paštą ir interneto prieigą. Pažanga šiose srityse leidžia žmonėms ir įmonėms sujungti el. paštą su fakso ir balso pašto gavimu.
-
Naudodami skaitytuvą sukurkite skaitmenines vaizdų ar elementų versijas, kad galėtumėte jas keistis elektroniniu būdu ir nukopijuoti į elektronines ataskaitas.
-
Fotografuokite skaitmeniniu fotoaparatu, kad sutaupytumėte rašalo ir fotografijos popieriaus, jei tvarkote ir keičiate nuotraukų failus elektroniniu būdu.
-
Vietoj popierinių dokumentų naudokite tinklalapius, kompaktinius diskus, DVD diskus arba atminties korteles. Jei reikia ir atsižvelgiant į jų dydį bei saugumo poreikius, dokumentais galima keistis el. paštu arba prieinamuose serveriuose. Įmonės nuostatai ir politikos dokumentai taip pat gali būti paskelbti vidinėje kompiuterių sistemoje (intranete) arba kompaktiniuose arba DVD diskuose, o ne spausdinti.
-
Laikykite failus internetinėse saugojimo sistemose, kurios įgalina centralizuotą elektroninės informacijos valdymą tinkle, kurį gali pasiekti visi įmonės darbuotojai. Šios internetinės sistemos gali pakeisti popierines rinkmenų sistemas.
Kuo labiau pasitikite technologija (su atitinkamomis failų atsarginėmis kopijomis), tuo mažesnė tikimybė, kad norėsite išlaikyti popierinę rinkmenų sistemą, kad sukurtumėte atsargines kompiuterio failų sistemų kopijas.
-
Įsitikinkite, kad žmonės turi nuotolinę prieigą prie įmonės tinklo, kad galėtų pasiekti darbą iš namų ar kitos atokios vietos nesikratydami krūvos dokumentų.
-
Atspausdinti ant abiejų lapo pusių.