8 patarimai, kaip tvarkyti dokumentus

Norint sukurti organizacinę sistemą, visą gyvenimą reikia apgalvoti ir planuoti. O jo panaudojimas reikalauja laiko ir pastangų. Trumpuoju laikotarpiu leisti kauptis popieriams yra daug lengviau. Tačiau ilgainiui tai gali virsti dideliu galvos skausmu.

Kreditas: ©iStockphoto.com/Delpixart

Skirdami laiko ir pastangų, kad sukurtumėte sistemingą dokumentų tvarkymo būdą, jūsų gyvenime bus daug mažiau streso ir rūpesčių. Kurdami failų sistemą išbandykite šiuos veiksmus:

• Pradėkite paprastai: sukurkite failų sistemą, kuria gana paprasta naudotis. Jūs nenorite, kad jūsų rinkmenų sistema būtų labiau įtempta nei stresas, kurį ji turėtų sumažinti.

• Būkite spalvingi: skirtingų spalvų failai arba skirtukai ir skirtingų spalvų etiketės gali ne tik paversti failų sistemą meno kūriniu, bet ir palengvinti įvairių temų bei pomėgių paiešką.

• Pirkdami dokumentų spintelę negailėkite : investuokite į geros kokybės spintelę. Prastai pagamintos kartotekos spintos traškant linkusios sugesti. Kai failai tampa didesni ir sunkesni, dėl jų svorio pigi kartotekų spinta gali būti įtempta ir gali būti sunku sklandžiai atidaryti stalčius arba apskritai atsidaryti. Ir pabandykite rasti spintelę, kurioje jūsų kambarys neatrodytų kaip pretenzijų derintojų biuras. Daugelis tradicinių biuro spintelių yra didelės ir, tiesą sakant, gana nepatrauklios.

• Laikykite svarbius popierius ten, kur žinote, kad jie yra saugūs: laikykite dokumentus saugioje vietoje, bet pasirūpinkite, kad prireikus galėtumėte juos lengvai gauti. Sekite toliau nurodytus dalykus

  • Informacija apie automobilį

  • Banko sąskaitų numeriai

  • Gimimo liudijimai

  • Kredito kortelių numeriai

  • Poelgiai

  • Svarbūs kvitai

  • Instrukcijos

  • Draudimo polisai

  • Paskolos sutartys

  • Santuokos liudijimas

  • Medicininiai įrašai

  • Hipotekos sutartys

  • Pasai

  • PIN numeriai

  • Mokyklos pažymos

  • Paslaugų sutartys

  • Mokesčių deklaracijos (pastarieji 5 metai)

  • Garantijos

  • Testamentai

  Kai kurios iš šių kategorijų reikalauja turėti atskirą failą. Kai kuriuos, pavyzdžiui, svarbius skaičius, galima derinti. Svarbesnių dokumentų originalus galite laikyti seife arba seife, o turimas kopijas laikyti failuose.

• Venkite Žemutinės Moravijos: dažniausia klaida, kurią žmonės daro kurdami rinkmenų sistemą, yra pernelyg specifinių kategorijų sugalvojimas. Pavyzdžiui, failas pavadinimu „Kelionių straipsniai apie Žemutinę Moraviją“ jūsų sistemoje netilps, nebent jūs tikrai planuojate ten vykti arba rašote magistro darbą šia tema. Jei ir toliau taip elgsitės, akimirksniu būsite perpildyti failų aplankais ir turėsite be galo daug laiko ką nors rasti – jei kada norėsite. Pradėkite nuo mažiau, platesnių kategorijų.

• Niekada nedėkite visų savo popierių į vieną krepšį: organizacijos ekspertės Stephanie Culp aprašytas metodas rodo, kad popieriui turite turėti keturis krepšelius (be itin svarbaus makulatūros krepšelio):

  • A To Do krepšelis: geriausiai veikia permatomas vielos tipas.

  • A „To Pay“ krepšelis: čia vėlgi geriausiai veikia viela.

  • A Į krepšelį: naudokite didesnį pintą krepšelį.

  • A Skaitymo krepšelis: išbandykite dar didesnį pintą krepšelį su rankenomis.

  „Culp“ rekomenduoja „To Do“ krepšelį sukrauti ant „To Pay“ krepšelio, esančio ant stalo. Krepšelį „To File“ laikykite po stalu, kad jums nepatektų tiesioginių popieriaus poreikių. Krepšelį „To Read“ galite laikyti kitoje savo namų vietoje, pavyzdžiui, miegamajame ar darbo kambaryje, kad galėtumėte skaityti, kai tik pasitaikys galimybė.

• Paverskite dokumentų pildymą įpročiu: per savaitę raskite laiko ištuštinti „To File“ krepšelį ir sudėti reikiamus dokumentus. Ši užduotis tikrai neturėtų trukti ilgai – ją reikia atlikti 15 ar 20 minučių.

• Pakoreguokite vėliau: vėliau peržiūrėkite, kas yra jūsų failuose. Paprastai pastebite, kad failas yra nepakankamai naudojamas arba išsipūtęs. Jei pastebite, kad failų aplanke yra tik vienas ar du dalykai, suraskite arba sukurkite platesnės apimties failą. Arba, jei pastebėsite, kad aplankas yra perpildytas įnašų, sukurkite subkategorijas pagal temą arba datas.