Frá grænu sjónarhorni er lykilatriði að draga úr magni pappírs sem þú notar. Pappír er framleiddur úr trjám sem eru hnignandi náttúruauðlind. Sóun á pappír þýðir að ekki bara viðurinn fer til spillis heldur líka efnin og orkan sem fór í vinnslu pappírsins. Meiri pappír er endurunnin en nokkru sinni fyrr, en jafnvel ferlið við endurvinnslu pappírs notar orku sem sparast ef minna pappír er notaður til að byrja með. (Ekki einu sinni hugsa um hversu mikið stál sparast með því að fækka pappírsklemmum sem eru notaðar til að halda pappír saman!)
Jafnvel þó að algjörlega pappírslaus skrifstofa geti verið óraunhæf, gerir tæknin þér kleift að draga verulega úr magni pappírs sem þú notar í vinnunni. Notaðu pappír aðeins þegar það er algjörlega nauðsynlegt, svo sem vegna fylgni við skatta- og stjórnvaldsreglur. Annars skaltu nota þá tækni sem er í boði fyrir þig. Notaðu þessar einföldu tillögur til að draga úr pappírsnotkun og nýta græjur vel:
-
Skoðaðu skjöl rafrænt á tölvuskjánum þínum, fartölvu, farsíma eða PDA (persónulegur stafrænn aðstoðarmaður). Því meira sem þú notar skjáinn, því auðveldara verður þér að skoða og breyta efni án þess að prenta það af og nota penna. Þessi verkfæri gera þér einnig kleift að vinna hvar sem þú ert og eru alveg eins færanleg og pappír.
-
Notaðu tölvupóst og netaðgang. Framfarir á þessum sviðum gera fólki og fyrirtækjum kleift að sameina tölvupóst við endurheimt faxs og talhólfs.
-
Notaðu skanna til að búa til stafrænar útgáfur af myndum eða hlutum svo þú getir skipt þeim rafrænt og afritað í rafrænar skýrslur.
-
Taktu myndir með stafrænni myndavél til að spara bæði blek og ljósmyndapappír ef þú heldur við og skiptist á myndaskrám rafrænt.
-
Notaðu vefsíður, geisladiska, DVD eða minnislykla í stað pappírsskjala. Hægt er að skiptast á skjölum í gegnum tölvupóst eða aðgengilega netþjóna ef við á og fer eftir stærð þeirra og öryggisþörfum. Einnig er hægt að setja reglur fyrirtækisins og stefnuskjöl á innra tölvukerfið (innra net) eða á geisladiska eða DVD diska frekar en að vera prentuð út.
-
Geymdu skrár í netgeymslukerfum sem gera miðlæga rafræna upplýsingastjórnun á neti sem allir í fyrirtækinu hafa aðgang að. Þessi netkerfi geta komið í stað pappírsskjalakerfa.
Því meira sem þú treystir tækninni (með viðeigandi öryggisafritum), því minni líkur eru á að þú viljir viðhalda pappírsskjalakerfi til að taka öryggisafrit af tölvuskráarkerfum þínum.
-
Gakktu úr skugga um að fólk hafi fjaraðgang að fyrirtækisnetinu svo það geti fengið aðgang að vinnu að heiman eða á öðrum afskekktum stað án þess að fara í gegnum haug af skjölum.
-
Prentaðu á báðar hliðar pappírsins.