Iz zelene perspektive, smanjenje količine papira koju koristite je ključno. Papir se proizvodi od drveća, koje je prirodni resurs u opadanju. Potrošeni papir znači da se ne troši samo drvo nego i kemikalije i energija koja je ušla u obradu papira. Reciklira se više papira nego ikad prije, ali čak i proces recikliranja papira koristi energiju koja se može uštedjeti ako se uopće koristi manje papira. (Nemojte ni razmišljati o količini čelika koja se uštedi smanjenjem broja spajalica koje se koriste za držanje papira!)
Iako ured u potpunosti bez papira može biti nerealan, tehnologija vam omogućuje da uvelike smanjite količinu papira koju koristite na poslu. Koristite papir samo kada je to apsolutno neophodno, kao što je za pitanja usklađenosti s poreznim i državnim propisima. U suprotnom, koristite tehnologiju koja vam je dostupna. Upotrijebite ove jednostavne prijedloge za smanjenje upotrebe papira i dobro korištenje gadgeta:
-
Pregledajte dokumente elektroničkim putem na zaslonu računala, prijenosnog računala, mobilnog telefona ili PDA (osobni digitalni asistent). Što više koristite zaslon, lakše ćete ga pregledavati i uređivati bez da ga ispisujete i koristite olovku. Ovi alati vam također omogućuju rad gdje god se nalazili i jednako su prenosivi kao papir.
-
Koristite e-poštu i pristup internetu. Napredak u tim područjima omogućuje ljudima i tvrtkama da kombiniraju e-poštu s faksom i preuzimanjem govorne pošte.
-
Upotrijebite skener za izradu digitalnih verzija slika ili predmeta kako biste ih mogli elektronički razmjenjivati i kopirati u elektronička izvješća.
-
Snimajte fotografije digitalnim fotoaparatom kako biste uštedjeli i tintu i fotografski papir ako održavate i razmjenjujete foto datoteke elektroničkim putem.
-
Koristite web stranice, CD-ove, DVD-e ili memorijske kartice umjesto papirnatih dokumenata. Dokumenti se mogu razmjenjivati putem e-pošte ili dostupnih poslužitelja prema potrebi i ovisno o njihovoj veličini i sigurnosnim potrebama. Propisi tvrtke i dokumenti o politici također se mogu postaviti na interni računalni sustav (intranet) ili na CD-ove ili DVD-ove umjesto da se ispisuju.
-
Čuvajte datoteke u online sustavima za pohranu, koji omogućuju centralizirano elektroničko upravljanje informacijama na mreži kojoj svatko u tvrtki može pristupiti. Ovi online sustavi mogu zamijeniti sustave arhiviranja u tiskanom obliku.
Što više vjerujete tehnologiji (s odgovarajućim sigurnosnim kopijama datoteka), manja je vjerojatnost da ćete htjeti održavati papirnati sustav arhiviranja za sigurnosno kopiranje vaših računalnih sustava arhiviranja.
-
Pobrinite se da ljudi imaju udaljeni pristup mreži tvrtke kako bi mogli pristupiti poslu od kuće ili druge udaljene lokacije bez da se voze oko hrpe dokumenata.
-
Ispis na obje strane papira.