Kako organizirati račune

Računi su neugodni, može biti teško pohraniti i fizički i digitalno, a vjerojatno nikada ne znate što zadržati ili se ne sjećate gdje su ako ste ih čuvali. Nije neuobičajeno da ne možete pronaći račun koji vam je zapravo potreban, što je jedan od mnogih razloga zašto biste trebali organizirati i izbaciti svoje račune.

Koje račune čuvati

Ne čuvam račune za svakodnevne osobne kupnje. Ako pratite proračun, možda ih želite zadržati kako biste ostali na pravom putu. Ili možda želite zadržati račun ako osjećate da želite nešto vratiti (iako većina trgovina sada također ima evidenciju o kupnji). Dajte si rok ako mislite da biste mogli nešto vratiti. Volim si dati tjedan dana da odlučim želim li zadržati kupnju ili ne. Ponekad zaboravimo vratiti stvari, što povećava naš nered. Čak i ako trgovina ima politiku povrata od 90 dana, navedite si taj jednotjedni vremenski okvir.

Općenito čuvam račun za sve vrijedno ili skupo, kao što je velika elektronika ili nakit, za potrebe osiguranja.

Dobra je ideja zadržati neke račune za osobnu poreznu prijavu, bez obzira imate li tvrtku ili ne. Različiti porezni zakoni će diktirati što možete dodati svojoj osobnoj poreznoj prijavi; na primjer, zdravstvena skrb, putovanja i sve što ste morali kupiti za svoj posao mogli bi se odbiti. Provjerite sa svojim računovođom jer će vam on moći reći što trebate zadržati za osobnu poreznu prijavu. Ako imate tvrtku, vjerojatno ste svjesni da morate čuvati sve račune za svoju tvrtku, od računa restorana preko zaliha do oglašavanja. Morate ih zadržati kako biste mogli otpisivati ​​kupnje, što je važno za tvrtke.

Od danas pa nadalje pokrenite sustav. Imam sustav koji kategorizira poslovne, osobne i kratkoročne kupnje (za sve što bih mogao vratiti, što držim samo tjedan dana u novčaniku). Pod radom čuvam sve svoje račune za poslovne troškove, a pod osobnim čuvam sve što je vrijedno za potrebe osiguranja.

Nakon što imate svoj sustav, držite ga se. Ako se želite pozabaviti računima prije nego što pokrenete ovaj sustav, odvojite 15 minuta dnevno uz pomoć vremenske kocke (kupljene na mojoj web stranici ) dok ne stignete. Ako budem iskren, ovo će biti bolan zadatak i potaknut će vas da nikada više ne dopustite da se računi gomilaju.

Nemojte biti nervozni da biste se riješili računa. Obično vam nisu potrebni i mnogi ih trgovci pohranjuju elektronički. Najvažnije je postaviti sustav i držati ga se i dalje. Također, ako pronađete potvrdu koja se ne uklapa ni u jednu od vaših kategorija, vjerojatno je ne morate zadržati.

Kako pohraniti račune

Možete ići u staru školu i stvarati kante i kuverte i nastaviti se nositi s neredom potvrda godinama, ili jednostavno možete prijeći na digitalnu tehnologiju.

Pogodili ste: preporučujem pohranu digitalnih računa. Zapravo, kažem da je to potrebno jer ovih dana, ako se odlučite za old-school metodu i zapravo trebate upotrijebiti/pronaći jednu od potvrda, jamčim vam jednu od dvije stvari: ili ga nećete pronaći, ili kad to učinite, bit će toliko izblijedjelo da ga nećete moći pročitati.

Nabavite aplikaciju i postanite digitalni. Izbjegavajte skeniranje računa jer to može potrajati satima. Umjesto toga, upotrijebite telefon da snimite sliku iz aplikacije kako bi se ona automatski prenijela u softver i pohranila u oblak. Koristim aplikaciju NEAT, koja se dalje povezuje s mojim računovodstvenim softverom. Ako koristite aplikaciju Google potvrda, imate mnoštvo izbora. Nakon što pronađete aplikaciju, ključ je stvoriti sustav i redovito uklanjati račune.

Sljedeća slika prikazuje kako skeniram svoj račun, a zatim na što se prenosi na aplikaciju. Podaci se automatski popunjavaju. Možete čak natjerati ljude da provjere informacije uz malu naknadu. Obližnja bočna traka navodi moje omiljene aplikacije za račune.

Slika ljubaznošću Jane Stoller

Skeniranje računa u aplikaciju je super jednostavno.

Steknite naviku fotografiranja pomoću aplikacije, a zatim premještanja fotografija na tjednoj bazi u mape koje ste kreirali za svoj sustav. Budite predani ovom sustavu i zakažite tjedno vrijeme u svom kalendaru za ovaj korak. Zatim, kada izvršite svoje godišnje poreze, možete brzo izbrisati po mjesecu, godini i tako dalje, a oni se nikada neće nakupiti.

Većina aplikacija čuva račune u oblaku, tako da nema potrebe za čuvanjem fizičke kopije. Ako se osjećate sigurnije držati kopiju na tvrdom disku, to je također opcija, ali vjerujem u oblak.

Aplikacije za praćenje računa

Postoji mnogo opcija za praćenje računa. Ovdje dijelim svoja tri najbolja iz moje upotrebe i testiranja s njima:

• Neat: Ovo je zapravo bila tvrtka koja je prodavala prijenosni skener. Viđao sam ih cijelo vrijeme u zračnim lukama. Koristim NEAT jer ga je jednostavno skenirati mojim telefonom, a povezuje se s mojim računovodstvenim softverom, a to je QuickBooks.
• Expensify : Ovo je jedna od najpopularnijih aplikacija za praćenje računa i smatrao sam je vrlo jednostavnom za korištenje.
• Zoho Expense : Ova aplikacija nudi mnoga rješenja poslovnog softvera, uključujući CRM koji se također može povezati s praćenjem računa.