8 savjeta za organiziranje papirologije

Osmišljavanje sustava organizacije svih papira u vašem životu zahtijeva razmišljanje i planiranje. A njegovo korištenje zahtijeva vrijeme i trud. Kratkoročno gledano, puno je lakše pustiti da se papiri gomilaju. Ali dugoročno, to se može pretvoriti u veliku glavobolju.

Zasluge: ©iStockphoto.com/Delpixart

Odvajanje vremena i truda za razvoj sustavnog načina organiziranja vaših radova može rezultirati puno manje stresa i gnjavaže u vašem životu. Pokušajte sljedeće dok stvarate svoj sustav arhiviranja:

• Počnite jednostavno: osmislite sustav arhiviranja koji je relativno jednostavan za korištenje. Ne želite da vaš sustav arhiviranja bude stresniji od stresa koji bi trebao ublažiti.

• Budite šareni: datoteke različitih boja ili kartice i naljepnice različitih boja ne samo da mogu pretvoriti vaš sustav arhiviranja u umjetničko djelo, već i olakšati pronalaženje različitih tema i interesa.

• Nemojte štedjeti kada kupujete ormar za kartoteke: uložite u ormar dobre kvalitete. Loše izrađeni ormarići za spise imaju tendenciju da se pokvare u škripcu. Kada vaše datoteke postanu veće i teže, njihova težina može opteretiti jeftin ormarić za kartoteke i otežati nesmetano otvaranje ladica - ili uopće otvaranje. I pokušajte pronaći ormar u kojem vaša soba neće izgledati kao ured za ispravljanje zahtjeva. Mnogi tradicionalni uredski ormari su veliki i, iskreno, prilično neprivlačni.

• Čuvajte važne papire tamo gdje znate da su sigurni: čuvajte svoje dokumente na sigurnom mjestu, ali pazite da ih lako možete dobiti kada vam zatrebaju. Pratite sljedeće

  • Informacije o automobilu

  • Brojevi bankovnih računa

  • Rodni listovi

  • Brojevi kreditnih kartica

  • Djela

  • Važne potvrde

  • Upute

  • Police osiguranja

  • Ugovori o zajmu

  • Vjenčani list

  • Medicinska dokumentacija

  • Ugovori o hipoteci

  • putovnice

  • PIN brojevi

  • Školski prijepisi

  • Ugovori o uslugama

  • Porezne prijave (zadnjih 5 godina)

  • Jamstva

  • oporuke

  Neke od ovih kategorija jamče svoju zasebnu datoteku. Neki, poput vaših važnih brojeva, mogu se kombinirati. Za važnije dokumente, možda ćete htjeti čuvati originale u sefu ili u sefu, a dostupne kopije zadržati u svojim datotekama.

• Izbjegavajte Donju Moravsku: Najčešća pogreška koju ljudi čine pri stvaranju sustava arhiviranja je iznalaženje kategorija koje su previše specifične. Na primjer, datoteka pod nazivom “Putopisni članci o Donjoj Moravskoj” neće dobro stati u vaš sustav osim ako definitivno ne planirate otići tamo ili pišete svoj magistarski rad na ovu temu. Ako nastavite ovim putem, za tren ćete biti preplavljeni mapama s datotekama i imat ćete vraški vremena pronaći nešto - ako to ikada poželite. Počnite s manje, širim kategorijama.

• Nikada ne stavljajte sve svoje papire u jednu košaru: Pristup koji je opisao organizacijski stručnjak Stephanie Culp sugerira da imate četiri košare za papir (pored izuzetno važne košare za otpad):

  • A To Do košara: Prozirna vrsta žice najbolje funkcionira.

  • A Košarica za plaćanje: Opet, žica ovdje najbolje funkcionira.

  • A Košarica za datoteke: Koristite veću pletenu košaru.

  • A Košara za čitanje: Isprobajte još veću pletenu košaru s ručkama.

  Culp preporuča da svoju košaricu za obaveze složite na košaricu za plaćanje na stolu. Držite košaru za datoteke ispod svog stola, podalje od vaših neposrednih potreba za papirom. Košaru za čitanje možete držati u drugom dijelu svog doma – kao što je spavaća soba ili radna soba – tako da možete nadoknaditi svoje čitanje kad god vam se ukaže prilika.

• Neka vam podnošenje dokumenata postane navika: nađite vrijeme tijekom tjedna da ispraznite svoju košaricu To File i odložite sve potrebne papire. Ovaj zadatak stvarno ne bi trebao trajati dugo – trebalo bi ga obaviti 15 ili 20 minuta.

• Fino podešavanje kasnije: kasnije pogledajte što je u vašim datotekama. Obično otkrijete da je datoteka ili nedovoljno korištena ili ispupčena. Ako ustanovite da imate samo jednu ili dvije stvari u mapi datoteka, pronađite ili izradite datoteku šireg opsega. Alternativno, ako ustanovite da je mapa prepuna priloga, stvorite potkategorije, bilo po temi ili po datumima.