Vihreästä näkökulmasta käyttämäsi paperin määrän vähentäminen on avainasemassa. Paperi valmistetaan puista, jotka ovat heikkenevä luonnonvara. Hukkapaperi tarkoittaa, että puun lisäksi hukkaan menevät myös paperin käsittelyyn käytetyt kemikaalit ja energia. Paperia kierrätetään enemmän kuin koskaan ennen, mutta jopa paperin kierrätysprosessissa kuluu energiaa, jota voidaan säästää, jos paperia ylipäätään käytetään vähemmän. (Älä edes ajattele, kuinka paljon terästä säästyy vähentämällä paperiliittimien määrää paperin koossa pitämiseen!)
Vaikka täysin paperiton toimisto saattaa olla epärealistinen, tekniikan avulla voit vähentää huomattavasti työssäsi käytettävän paperin määrää. Käytä paperia vain silloin, kun se on ehdottoman välttämätöntä, esimerkiksi verotuksen ja valtion säännösten noudattamiseen liittyvissä asioissa. Muussa tapauksessa käytä saatavilla olevaa tekniikkaa. Käytä näitä yksinkertaisia ehdotuksia paperin käytön vähentämiseen ja laitteiden hyödyntämiseen:
-
Tarkastele asiakirjoja sähköisesti tietokoneen näytöllä, kannettavalla tietokoneella, matkapuhelimella tai PDA:lla (personal digital assistant). Mitä enemmän käytät näyttöä, sitä helpompi sinun on tarkastella ja muokata materiaalia ilman tulostamista ja kynää. Näiden työkalujen avulla voit myös työskennellä missä tahansa, ja ne ovat yhtä kannettavat kuin paperi.
-
Käytä sähköpostia ja Internet-yhteyttä. Näillä aloilla saavutettu edistys mahdollistaa sen, että ihmiset ja yritykset voivat yhdistää sähköpostin faksi- ja puhepostin hakuun.
-
Tee skannerilla kuvista tai kohteista digitaalisia versioita, jotta voit vaihtaa ne sähköisesti ja kopioida sähköisiksi raporteiksi.
-
Ota kuvia digitaalikameralla säästääksesi mustetta ja valokuvapaperia, jos ylläpidät ja vaihdat valokuvatiedostoja sähköisesti.
-
Käytä web-sivuja, CD-levyjä, DVD-levyjä tai muistitikkuja paperiasiakirjojen sijaan. Asiakirjoja voidaan vaihtaa sähköpostitse tai saatavilla olevilla palvelimilla tarvittaessa ja niiden koosta ja turvallisuustarpeista riippuen. Yrityksen säännöt ja politiikka-asiakirjat voidaan myös lähettää sisäiseen tietokonejärjestelmään (intranet) tai CD- tai DVD-levyille tulostuksen sijaan.
-
Säilytä tiedostoja online-tallennusjärjestelmissä, jotka mahdollistavat keskitetyn sähköisen tiedonhallinnan verkossa, johon kaikki yrityksen työntekijät pääsevät. Nämä online-järjestelmät voivat korvata paperiversiot.
Mitä enemmän luotat tekniikkaan (asianmukaisilla tiedostojen varmuuskopioilla), sitä epätodennäköisempää on, että haluat ylläpitää paperiarkistointijärjestelmää tietokoneen arkistointijärjestelmien varmuuskopiointia varten.
-
Varmista, että ihmisillä on etäyhteys yrityksen verkkoon, jotta he voivat käyttää työtä kotoa tai muusta etäpaikasta käsin ilman, että he joutuvat kasaan dokumentteja.
-
Tulosta paperin molemmille puolille.