Kuinka järjestää kuitit

Kuitit ovat ärsyttäviä, ja niitä voi olla hankala tallentaa sekä fyysisesti että digitaalisesti, etkä todennäköisesti koskaan tiedä mitä säilyttää tai et muista missä ne ovat, jos säilytät ne. Ei ole harvinaista, että et löydä sitä yhtä kuittia, jota todella tarvitset, mikä on yksi monista syistä, miksi kuitit kannattaa järjestää ja tyhjentää .

Mitkä kuitit pitää säilyttää

En säilytä jokapäiväisten henkilökohtaisten ostosten kuitteja. Jos seuraat budjettia, haluat ehkä säilyttää ne pysyäksesi raiteilla. Tai voit säilyttää kuitin, jos sinusta tuntuu, että haluat palauttaa jotain (vaikka useimmissa kaupoissa on nyt myös ostotiedot). Anna itsellesi määräaika, jos luulet saavasi palauttaa jotain. Haluan antaa itselleni viikon aikaa päättää, haluanko pitää ostoksen vai en. Joskus unohdamme palauttaa tavaroita, mikä lisää sotkuamme. Vaikka kaupalla olisi 90 päivän palautusoikeus, kannattaa antaa itsellesi tämä yhden viikon aikajana.

Yleensä säilytän kuitin kaikesta arvokkaasta tai kalliista, kuten suuresta elektroniikasta tai koruista, vakuutustarkoituksiin.

Henkilökohtaista veroilmoitusta varten on hyvä säilyttää joitakin kuitteja riippumatta siitä, onko sinulla yritystä tai ei. Eri verolainsäädäntö määrää, mitä voit lisätä henkilökohtaiseen veroilmoitukseesi; Esimerkiksi terveydenhuolto, matkat ja kaikki, mitä sinun oli ostettava työtäsi varten, voidaan vähentää. Tarkista kirjanpitäjältäsi, koska he voivat kertoa sinulle, mitä sinun tulee säilyttää henkilökohtaista veroilmoitusta varten. Jos sinulla on yritys, olet todennäköisesti tietoinen siitä, että sinun on säilytettävä kaikki yrityksesi kuitit ravintolalaskuista tarvikkeisiin ja mainontaan. Sinun on säilytettävä ne, jotta voit kirjata ostot pois, mikä on tärkeää yrityksille.

Tästä päivästä eteenpäin, käynnistä järjestelmä. Minulla on järjestelmä, joka luokittelee työ-, henkilökohtaiset ja lyhytaikaiset ostokset (kaikkeen, jonka voin palauttaa, ja säilytän lompakossani vain viikon). Työn alla säilytän kaikki kuitini yrityskuluista ja henkilökohtaisessa vakuutustarkoituksiin mitä tahansa arvokasta.

Kun sinulla on järjestelmäsi, pysy siinä. Jos haluat käsitellä kuitit ennen tämän järjestelmän käynnistämistä, varaa 15 minuuttia päivässä aikakuution avulla (ostettu verkkosivustoltani ), kunnes olet kiinni. Jos olen rehellinen, tämä on tuskallinen tehtävä ja motivoi sinua olemaan koskaan antamatta kuittien kasaantumista uudelleen.

Älä hermostu päästäksesi eroon kuiteista. Yleensä et tarvitse niitä, ja monet jälleenmyyjät säilyttävät ne sähköisesti. Tärkeintä on luoda järjestelmä ja pysyä siinä jatkossa. Lisäksi, jos löydät kuitin, joka ei sovi mihinkään luokkaasi, sinun ei todennäköisesti tarvitse säilyttää sitä.

Kuinka säilyttää kuitit

Voit mennä vanhaan kouluun ja luoda roska-astioita ja kirjekuoria ja joutua käsittelemään kuittisotkua vuosia, tai voit siirtyä digitaaliseen käyttöön.

Arvasit sen: Suosittelen digitaalista kuittivarastoa. Itse asiassa sanon sen olevan pakollista, koska nykyään, jos päätät vanhan koulun menetelmän ja joudut käyttämään/löytämään jotain kuiteista, takaan yhden kahdesta asiasta: joko et löydä sitä tai kun teet sen, se on niin haalistunut, että et voi lukea sitä.

Hanki sovellus ja siirry digitaaliseen käyttöön. Vältä kuittien skannaamista, sillä se voi kestää tunteja. Käytä sen sijaan puhelimellasi kuvan ottamista sovelluksesta, jotta se ladataan automaattisesti ohjelmistoon ja tallennetaan pilveen. Käytän NEAT-sovellusta, joka muodostaa edelleen yhteyden kirjanpitoohjelmistooni. Jos käytät Googlen kuittisovellusta, sinulla on monia vaihtoehtoja. Kun löydät sovelluksen, avain on luoda järjestelmä ja poistaa kuitit säännöllisesti.

Seuraava kuva kuvaa kuinka skannaan kuittini ja mihin se sitten siirtyy sovellukseen. Tiedot täytetään automaattisesti. Voit jopa pyytää ihmisiä tarkistamaan tiedot pientä maksua vastaan. Läheisessä sivupalkissa on suosikkikuittisovellukseni.

Kuva: Jane Stoller

Kuittien skannaus sovellukseen on erittäin helppoa.

Ota tapa ottaa valokuva sovelluksella ja siirrä valokuvat sitten viikoittain järjestelmällesi luomiin kansioihin. Ole sitoutunut tähän järjestelmään ja varaa viikoittainen aika kalenteriisi tälle vaiheelle. Kun suoritat vuosittaiset verot, voit nopeasti poistaa kuukausien, vuoden ja niin edelleen, eivätkä ne koskaan kerry.

Suurin osa sovelluksista säilyttää kuitit pilvessä, joten fyysistä kopiota ei tarvitse säilyttää. Jos sinusta tuntuu turvallisemmalta pitää kopio kiintolevylläsi, se on myös vaihtoehto, mutta luotan pilveen.

Kuitin seurantasovellukset

Kuittien seurantaan on monia vaihtoehtoja. Tässä jaan kolme parasta käyttöäni ja kokeilujani heidän kanssaan:

• Siisti: Tämä oli itse asiassa yritys, joka myi kannettavaa skanneria. Näin heitä koko ajan lentokentillä. Käytän NEATia, koska se on helppo skannata puhelimellani ja se muodostaa yhteyden kirjanpitoohjelmistooni, joka on QuickBooks.
• Expensify : Tämä on yksi suosituimmista kuitinseurantasovelluksista , ja se oli mielestäni erittäin helppokäyttöinen.
• Zoho Expense : Tämä sovellus tarjoaa monia yritysohjelmistoratkaisuja, mukaan lukien CRM:n, joka voidaan myös linkittää kuittien seurantaan.