8 vinkkiä paperityön järjestämiseen

Organisaatiojärjestelmän luominen vaatii ajattelua ja suunnittelua. Ja sen hyödyntäminen vaatii aikaa ja vaivaa. Lyhyellä aikavälillä paperien kasaantuminen on paljon helpompaa. Mutta pitkällä aikavälillä se voi muuttua suureksi päänsäryksi.

Luotto: ©iStockphoto.com/Delpixart

Kun käytät aikaa ja vaivaa kehittääksesi järjestelmällinen tapa järjestää paperit, voit vähentää stressiä ja vaivaa elämääsi. Kokeile seuraavaa, kun luot arkistointijärjestelmää:

• Aloita yksinkertaisesta: Keksi arkistointijärjestelmä, jota on suhteellisen helppo käyttää. Et halua arkistointijärjestelmäsi olevan stressaavampi kuin stressi, jota sen on tarkoitus lievittää.

• Ole värikäs: Eriväriset tiedostot tai eriväriset välilehdet ja tarrat voivat paitsi tehdä arkistointijärjestelmästäsi taideteoksen, myös helpottaa eri aiheiden ja kiinnostuksen kohteiden löytämistä.

• Älä säästele ostaessasi arkistokaappia: Sijoita hyvälaatuiseen kaappiin. Huonosti tehdyt arkistokaapit hajoavat ruuhkassa. Kun tiedostosi kasvavat ja painavat, niiden paino voi rasittaa halpaa arkistokaappia ja vaikeuttaa laatikoiden sujuvaa avaamista – tai ylipäätään avautumista. Ja yritä löytää kaappi, joka ei tee huoneestasi näyttämään vaateen sovittajien toimistolta. Monet perinteiset toimistokaapit ovat suuria ja suoraan sanottuna melko epämiellyttäviä.

• Säilytä tärkeät paperit paikassa, jossa tiedät niiden olevan turvassa: Säilytä asiakirjasi turvallisessa paikassa, mutta varmista, että saat ne helposti käsiisi, kun tarvitset niitä. Pidä kirjaa seuraavista

  • Auton tiedot

  • Pankkitilinumerot

  • Syntymätodistukset

  • Luottokorttien numerot

  • Teot

  • Tärkeät kuitit

  • Ohjeet

  • Vakuutusehdot

  • Lainasopimukset

  • Vihkitodistus

  • Potilastiedot

  • Asuntolainasopimukset

  • Passit

  • PIN-numerot

  • Koulun opintosuoritukset

  • Palvelusopimukset

  • Veroilmoitukset (viimeiset 5 vuotta)

  • Takuut

  • Testamentit

  Jotkut näistä luokista takaavat oman erillisen tiedostonsa. Jotkut, kuten tärkeät numerosi, voidaan yhdistää. Tärkeimmät asiakirjat kannattaa säilyttää kassakaapissa tai säilytyslokerossa ja säilyttää saatavilla olevat kopiot tiedostoissasi.

• Vältä Ala-Määri: Yleisin virhe, jonka ihmiset tekevät luodessaan arkistointijärjestelmää, on keksiä luokkia, jotka ovat liian tarkkoja. Esimerkiksi tiedosto nimeltä "Matkailuartikkeleita Ala-Määristä" ei sovi järjestelmääsi hyvin, ellet aio ehdottomasti mennä sinne tai kirjoita diplomityötäsi tästä aiheesta. Jos jatkat samalla tavalla, tiedostokansiot täyttyvät hetkessä, ja sinulla on helvetin aikaa löytää jotain – jos haluat. Aloita harvemmilla, laajemmilla luokilla.

• Älä koskaan laita kaikkia papereitasi samaan koriin: Organisaatioasiantuntija Stephanie Culpin kuvaama lähestymistapa ehdottaa, että sinulla on neljä koria paperillesi (erittäin tärkeän jätepaperikorin lisäksi):

  • A To Do -kori: Läpinäkyvä lanka toimii parhaiten.

  • Maksukori: Jälleen lanka toimii parhaiten täällä.

  • A Arkistokoriin: Käytä suurempaa pajukoria.

  • A To Read -kori: Kokeile vielä suurempaa pajukoria, jossa on kahvoja.

  Culp suosittelee, että pinoat To Do -korisi pöydälläsi olevan To Pay -korisi päälle. Pidä To File -kori pöytäsi alla poissa välittömistä paperitarpeistasi. Voit säilyttää To Read -koria kotisi eri osassa – kuten makuuhuoneessa tai työhuoneessa – jotta voit seurata lukemistasi aina kun tilaisuus tulee.

• Tee arkistoinnista tapa: Etsi viikon aikana aika tyhjentää To File -korisi ja arkistoida tarvittavat paperit. Tämän tehtävän ei todellakaan pitäisi kestää kauan – sen pitäisi kestää 15 tai 20 minuuttia.

• Hienosäädä myöhemmin: katso myöhemmin, mitä tiedostosi sisältää. Yleensä huomaat, että tiedosto on joko vajaakäytössä tai pullistunut. Jos huomaat, että tiedostokansiossa on vain yksi tai kaksi asiaa, etsi tai luo tiedosto, joka on laajempi. Vaihtoehtoisesti, jos huomaat, että kansio on täynnä tekstityksiä, luo alaluokkia joko aiheen tai päivämäärän mukaan.